Immobilien-CRM: Was Maklersoftware können muss und kostet

Ein Immobilien-CRM ist der Ort, an dem jede Anfrage, jeder Eigentümer und jeder nächste Schritt Ihres Maklerbüros liegt, damit kein Interessent ohne Antwort bleibt und kein früherer Kunde in Vergessenheit gerät. Dieser Leitfaden zeigt, was die Software können muss, was Maklersoftware in Deutschland netto pro Nutzer und Monat kostet, wie ImmoScout24-Anfragen hineinkommen und wie Sie jedes Angebot in 30 Minuten testen.

Was ein Immobilien-CRM für Makler tun muss

In Deutschland kauft kaum ein Makler ein CRM allein. Es steckt meist in der Maklersoftware, zusammen mit der Objektverwaltung, dem Exposé und den Portalschnittstellen. Der CRM-Teil ist das Gedächtnis: wer angefragt hat, wozu, und was als Nächstes passiert.

Sieben Aufgaben muss er erfüllen:

1. Jede Anfrage an einem Ort: ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, Ihre Website, Telefon, WhatsApp und Ihre Touren.
2. Ein Datensatz pro Person, mit jedem Objekt, zu dem sie gefragt hat.
3. Die Phase, in der die Anfrage gerade steht.
4. Ein nächstes Kontaktdatum und eine Liste mit allem, was heute fällig ist.
5. Antworten vom Smartphone mit einem Fingertipp, auch zwischen zwei Besichtigungen.
6. Das Suchprofil (Lage, Preis, Zimmer), um neue Objekte anzubieten, sofern die Person eingewilligt hat.
7. In einer Maklersoftware zusätzlich: das Exposé und die Veröffentlichung auf den Portalen.

Ein Makler CRM, das nur Kontakte speichert, erfüllt die ersten beiden Punkte. Die übrigen fünf entscheiden, ob Sie am Freitag noch wissen, wen Sie am Montag anrufen.

Maklersoftware: Was sie in Deutschland kostet

Die Preise unten stammen von den Preisseiten der Anbieter, gelesen am 8. November 2026. Alle Preise sind netto, so wie die Anbieter sie angeben.

Wer Maklersoftware kostenlos sucht, hat zwei Wege: ein allgemeines CRM wie HubSpot, ohne Objekte, Exposé und Portale, oder einen kostenlosen Einstieg wie FLOWFACT Mini, das laut Anbieter für Neukunden 24 Monate 0 € kostet und danach ab 29 € im Monat zzgl. MwSt. Rechnen Sie bei so einem Angebot mit dem Preis ab dem 25. Monat.

Rechenbeispiel für ein Büro mit 3 Personen (von uns aus den Preisseiten berechnet, kein Angebot):

• onOffice enterprise all-in: 3 × 99 € + 50 € Servicepauschale = 347 € netto im Monat, mit 19 % MwSt. 412,93 €, für 24 Monate. Die Fußnote nennt außerdem "Setup je Unternehmen": Fragen Sie, ob dafür eine eigene Gebühr anfällt.
• propstack Standard: 3 × 99 € = 297 € netto im Monat (353,43 € mit MwSt.), dazu einmalig 279 € netto Einrichtung, für 12 Monate.

Die 19 % stehen in § 12 Abs. 1 UStG. Die Laufzeit zählt so viel wie der Preis: 12 oder 24 Monate sind Sie an den Vertrag gebunden, und jeder Wechsel heißt, alle Daten zu exportieren. Darum steht der Export im Test weiter unten.

Wie ImmoScout24-Anfragen in die Software kommen

Was mit einer Anfrage auf ImmoScout24 geschieht, beschreibt das Handbuch für gewerbliche Anbieter (gelesen am 8. November 2026): "Alle über ImmoScout24 eingehenden Kontaktanfragen werden automatisch erfasst und den entsprechenden Objekten zugeordnet", im Nachrichten-Manager, mit "Sofort-Benachrichtigungen". Wie die Anfragen von dort in eine Maklersoftware gelangen, steht in diesem Handbuch nicht.

Das sagen die Anbieter selbst:

• propstack schreibt auf seiner Startseite: "Propstack bietet eine enge Integration mit ImmobilienScout24 und weiteren Lösungen der Immobilienbranche." Der Anfragenmanager im Standard-Paket legt laut Preisseite einen neuen Kontakt an und verknüpft ihn mit dem Objekt.
• onOffice beschreibt seinen Anfragenmanager so: "Das Tool prüft in wenigen Sekunden eingehende Anfragen, legt bei Bedarf Adressen neu an und versendet selbstständig das Exposé." Er ist laut der Seite "ab der all-in Version enthalten".

Fragen Sie in der Demo deshalb vier Dinge: Kommt die ImmoScout24-Anfrage über eine Schnittstelle an oder wird die Benachrichtigungs-E-Mail ausgelesen? Wie lange dauert es, bis sie in der Software steht? Kommt die Nachricht der Person im Wortlaut mit? Und können Sie weiter in ImmoScout24 antworten?

Verschickt die Software das Exposé von selbst, öffnen Sie diese E-Mail und suchen Sie Ihre Widerrufsbelehrung. Warum das bei einem Kaufobjekt über Ihre Provision entscheiden kann, steht in Immobilien Leads. Für Immowelt, Kleinanzeigen und jedes andere Portal, auf dem Sie inserieren, stellen Sie dieselben Fragen.

Was eine Anfrage vor dem ersten Anruf mitbringen sollte

Prüfen Sie jede Software an einer echten Anfrage. Diese Felder sollten Sie sehen, bevor Sie zum Telefon greifen:

Die meisten Programme füllen die ersten beiden Zeilen aus der Anfrage selbst. Quelle und "was angesehen wurde" sind die Zeilen, ohne die fast jede Anfrage ankommt.

Anfragen aus einer Vistura-Tour bringen mehr mit. Auf jedem Tarif kommt die Anfrage vollständig an, mit Tour, Nachricht und dem Vermerk "Eingewilligt" oder "Nicht eingewilligt" für Werbung, und unter "Antworten" erreichen Sie die Person mit einem Fingertipp über "WhatsApp", "Anrufen" oder "E-Mail". Auf Pro ergänzt der Bereich "Bevor Sie Kontakt aufnehmen" die Quelle (etwa QR-Code, Immobilienportale oder Ihre Website), die Dauer des Besuchs, die "Zeit in jedem Raum", die Räume, die gefallen haben, und den Raum, zu dem die Person gefragt hat. Sie rufen also nicht mit "Sie hatten angefragt" an, sondern mit der Küche, die sie zwei Minuten lang angesehen hat.

Phasen und Termine, damit keine Anfrage kalt wird

Sechs Phasen reichen: Neu, Kontaktiert, Besichtigung gebucht, Angebot, Gewonnen, Verloren. Wichtiger als ihre Namen ist eine Regel: Jede offene Anfrage hat ein nächstes Datum. Eine Anfrage ohne Datum ist eine, die Sie vergessen werden.

Messen Sie dazu eine Zahl pro Woche: die Zeit bis zur ersten Antwort. Die Tabelle mit den Phasen und wann Sie eine Anfrage weiterschieben, steht in Immobilien Leads. Eine Software, die auf einem Bildschirm nicht zeigt, wen Sie heute anrufen, fällt hier durch.

Für Anfragen aus Ihren Touren erledigt Vistura auf Pro genau diesen Teil. Sie schieben jede Anfrage durch dieselben sechs Phasen, halten in privaten Notizen fest, was die Person gesagt hat, setzen unter "Nachfassen am" mit "Morgen", "In 3 Tagen" oder "Nächste Woche" das nächste Datum, und der Filter "Heute kontaktieren" ist Ihre Anrufliste für den Tag. Wer auf eine neue Anfrage antwortet, findet sie danach in "Kontaktiert". Eine Benachrichtigung erreicht Smartphone oder Computer innerhalb von Sekunden, und eine Besichtigung, die jemand in der Tour bucht, steht gleich in "Besichtigung gebucht". Pro kostet zum Gründerpreis 24 US-Dollar im Monat oder 19 US-Dollar bei jährlicher Zahlung, bis zum 31. Dezember 2026 (danach 29 und 24 US-Dollar), und der Preis bleibt, solange das Abonnement läuft. Business teilt Touren, Anfragen und Notizen im ganzen Büro, mit 3 Personen inklusive, zum Gründerpreis von 49 oder 39 US-Dollar (danach 59 und 49). Der Tarif Kostenlos ist der Weg zum Ausprobieren: 3 Touren gleichzeitig online, jede Anfrage vollständig.

Nach der Quelle Ihrer Kunden wählen

Welche Software passt, hängt davon ab, woher Ihre Aufträge und Käufer kommen:

Wer mit früheren Kunden in Kontakt bleibt, bekommt auch die nächsten Aufträge, wie in Immobilien-Akquise beschrieben. Kommen viele Anfragen über das Schild, lohnt ein eigener Code pro Objekt: Wie das geht, zeigt QR-Code für Immobilien. Und wenn Ihre Objekte einen virtuellen Rundgang haben, ist "was angesehen wurde" die wertvollste Zeile im ganzen Datensatz.

DSGVO: Wie lange Sie Daten von Interessenten aufbewahren

Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. e, dass Daten "in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist". Erwägungsgrund 39 ergänzt, dass der Verantwortliche "Fristen für ihre Löschung oder regelmäßige Überprüfung vorsehen" sollte.

Für Mietinteressenten ist die Datenschutzkonferenz konkret geworden. In ihrer Orientierungshilfe (Version 2.0, Stand Januar 2026) heißt es zu Daten, die Makler verarbeiten: Sie "sind diese regelmäßig spätestens dann zu löschen, wenn es zum Abschluss eines Mietvertrags mit anderen Mietinteressent:innen" kommt. Wo Mietinteressenten Ansprüche nach § 21 AGG haben können, müssen die Daten "regelmäßig spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden". Kontaktdaten dürfen bleiben, wenn die Person in die Nutzung "zum Zwecke der Information über freiwerdende Wohnungen eingewilligt" hat. Was Sie Mietinteressenten bei der Besichtigung fragen dürfen, steht in Immobilien Leads.

Für die Software folgt daraus zweierlei: eine Löschfrist, die Sie einstellen können, und ein eigenes Feld für die Einwilligung. Für Kaufinteressenten haben wir keine Zahl der Datenschutzkonferenz gefunden. Legen Sie eine Frist fest und klären Sie sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Lassen Sie sich vom Anbieter außerdem einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geben. Das alles ist keine Rechtsberatung.

In Vistura ist die Frist eine Einstellung. Im Menü "Weitere Aktionen" (die drei Punkte über der Liste der Anfragen) wählen Sie unter "Wie lange Anfragen aufbewahrt werden" zwischen "Bis ich sie lösche", 6, 12 oder 24 Monaten, und ältere Anfragen werden automatisch gelöscht, auf jedem Tarif. Die App rät dabei: "Exportieren Sie sie vorher, wenn Sie eine Kopie möchten." Das geht über die Download-Schaltfläche, die beim Darüberfahren zum Beispiel "24 Anfragen exportieren (CSV)" zeigt: eine Datei für Excel oder Google Sheets mit Datum, Tour, Status, Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Marketing-Einwilligung, Notizen und Nachfassdatum, die Sie in die Maklersoftware Ihres Büros übernehmen können, wenn diese CSV-Dateien importiert. Im Formular der Tour liest der Interessent, dass seine Angaben an Sie gehen und "Vistura speichert sie im Auftrag des Maklers", und unter "Ihre Datenschutzerklärung (optional)" verlinken Sie Ihre eigene.

Testen Sie jede Maklersoftware in 30 Minuten

Nutzen Sie die Testphase oder die Demo für diese acht Schritte, mit echten Daten:

1. Importieren Sie 20 echte Kontakte aus Excel und prüfen Sie Namen, Telefonnummern und Notizen.
2. Schicken Sie sich eine Testanfrage zu einem Ihrer ImmoScout24-Objekte und messen Sie, wie lange sie braucht, bis sie mit Nachricht in der Software steht.
3. Öffnen Sie das Exposé, falls die Software es automatisch verschickt, und suchen Sie die Widerrufsbelehrung.
4. Antworten Sie vom Smartphone mit einem Fingertipp.
5. Geben Sie fünf Kontakten ein Datum und finden Sie "heute" auf einem Bildschirm.
6. Exportieren Sie alles als CSV und öffnen Sie die Datei.
7. Löschen Sie eine Person und prüfen Sie, ob sie wirklich weg ist.
8. Rechnen Sie den Preis zusammen: Nutzer mal Lizenz, Servicepauschale, Einrichtung, 19 % MwSt. und die Laufzeit.

Scheitert eine Software an Schritt 6 oder 7, scheitert sie ganz: Sie kommen sonst weder sauber heraus noch erfüllen Sie eine Löschanfrage.

Womit Sie diese Woche anfangen

Schreiben Sie auf, woher Ihre letzten 20 Kunden kamen. Wählen Sie mit den beiden Tabellen die Art von Software, die zu diesen Quellen passt. Fordern Sie dann bei zwei Anbietern ein schriftliches Angebot netto mit Laufzeit an und machen Sie bei einem davon den 30-Minuten-Test. Nach einer Woche wissen Sie, ob Sie unterschreiben oder weiter mit Excel arbeiten.

Häufige Fragen

Gibt es kostenlose Maklersoftware?

Ja, mit Grenzen. Allgemeine CRMs gibt es kostenlos, etwa HubSpot mit bis zu zwei Benutzenden und 1.000 Kontakten laut seiner Seite vom 8. November 2026, aber ohne Objekte, Exposé und Portalschnittstellen. Unter den Maklersoftware-Anbietern bietet FLOWFACT Neukunden FLOWFACT Mini laut seiner Seite 24 Monate für 0 € an, danach ab 29 € im Monat zzgl. MwSt. Fragen Sie vor dem Start nach dem Preis danach und nach der Laufzeit.

Kann ich mit Excel anfangen?

Ja, solange Sie allein arbeiten und nur wenige Anfragen offen haben. Sobald ein Rückruf untergeht oder eine Kollegin dazukommt, lohnt der Wechsel. Legen Sie die Spalten von Anfang an so an wie in einer Software, dann ist der spätere Import schnell erledigt.

Wie lange darf ich Daten von Mietinteressenten speichern?

Die Datenschutzkonferenz sagt: in der Regel spätestens bis ein Mietvertrag mit jemand anderem zustande kommt, bei möglichen AGG-Ansprüchen spätestens nach sechs Monaten. Länger bleiben dürfen nur Kontaktdaten von Personen, die in Informationen über freiwerdende Wohnungen eingewilligt haben. Das ist keine Rechtsberatung.

Was passiert mit meinen Kontakten, wenn ich die Software wechsle?

Sie nehmen sie über einen Export mit, meist als CSV-Datei. Probieren Sie den Export schon in der Testphase aus, nicht erst bei der Kündigung. Achten Sie außerdem auf die Laufzeit: Bei den Anbietern, die wir gelesen haben, sind es 12 oder 24 Monate.