CRM inmobiliario: qué debe hacer y cómo elegir el tuyo
Qué debe hacer un CRM inmobiliario, cuánto cuestan los gratis y los de pago, cómo elegir según de dónde llegan tus clientes y qué exige el RGPD.
Un CRM inmobiliario es el sitio donde viven todos los contactos, clientes y próximos pasos de tu inmobiliaria, para que ningún comprador se quede sin respuesta y ningún propietario caiga en el olvido. En esta guía tienes qué debe hacer, cuánto cuestan en España los CRM y los programas de software inmobiliario, cómo entran los contactos de idealista y Fotocasa, y una prueba de 30 minutos para hacer antes de pagar.
Qué debe hacer un CRM inmobiliario
Un CRM inmobiliario guarda una ficha por persona, con los inmuebles por los que preguntó, su demanda, la fase en la que está y la fecha del próximo contacto. Su trabajo es sencillo: que nadie que levanta la mano se quede esperando.
Un buen CRM para inmobiliarias hace siete cosas:
- Reúne todos los contactos en un sitio: idealista, Fotocasa, Habitaclia, tu web, teléfono, WhatsApp, tour.
- Guarda una ficha por persona, con todos los inmuebles por los que preguntó.
- Muestra la fase de cada contacto.
- Pone a cada contacto abierto una fecha para el siguiente paso y te enseña la lista de hoy.
- Te deja responder desde el móvil con un toque.
- Guarda la demanda (zona, precio, habitaciones) para avisarle cuando entre algo parecido, si te dio permiso.
- En un software inmobiliario, gestiona además los inmuebles y su publicación en portales.
Lo que hace las seis primeras es un CRM, lo llame como lo llame el proveedor. La séptima es lo que lo convierte en software inmobiliario, que es lo que casi todo el mundo busca en España.
CRM o software inmobiliario: lo que se vende en España y cuánto cuesta
Los precios cambian a menudo, así que cada uno dice de qué web sale y cuándo se leyó.
| Tipo | Ejemplo (según su web, 8 nov 2026) | Para quién | Pregunta antes de pagar |
|---|---|---|---|
| Excel o Google Sheets | Gratis | Un agente con pocos contactos | ¿Avisos? ¿Equipo? |
| CRM general gratis | HubSpot: hasta dos usuarios y 1.000 contactos. CRMLab: "plan gratuito para siempre", sin límites publicados | Probar fases sin coste | ¿Gestiona inmuebles y publica en portales? Compruébalo en la prueba |
| Software inmobiliario por packs | Aplicación Inmobiliaria: Pack Bronce 39 €/mes + IVA (2 agentes y 1 secretaría), Plata 69 €/mes + IVA (4 agentes y 2 secretarías), Oro 119 €/mes + IVA (8 agentes y 2 secretarías) | Inmobiliarias pequeñas | ¿Qué portales? ¿Cómo entran sus contactos? |
| Del grupo idealista | Inmovilla, comprada por idealista en junio de 2022, que atendía a unos 4.000 clientes desde su sede de Elche según Online Marketplaces (10 jun 2022); precio no publicado | Agencias que viven de idealista | Pide la propuesta por escrito |
| La herramienta del portal | idealista/tools: los contactos llegan al Inbox, con avisos por email y en la app (centro de ayuda de idealista) | Clientes profesionales de idealista | ¿Puedes sacar los contactos a tu CRM? |
Haz la cuenta con el IVA. El Pack Bronce, a 39 € + IVA, sale a 47,19 € al mes con el 21 % de IVA. Y cada pack incluye un número fijo de agentes: si el equipo crece, sube el pack. Aplicación Inmobiliaria ofrece además una demo gratis y una garantía de devolución de 15 días, según su web.
Un CRM inmobiliario gratis sirve para probar; para los portales, casi siempre se paga. HubSpot dice que su CRM es "100% free, with no expiration date", y CRMLab que no pide tarjeta de crédito, así que son una buena forma de ver si trabajas con fases antes de comprometerte.
¿Y cuál gana? El mejor CRM inmobiliario es el que encaja con de dónde llegan tus clientes. Pero antes hay una pregunta que en España pesa más que ninguna.
Cómo entran los contactos de idealista y Fotocasa en tu CRM
Es lo primero que pregunta cualquier inmobiliaria, y la respuesta depende del programa. Esto es lo que dice cada fuente:
- idealista, en su centro de ayuda: los contactos llegan al Inbox de idealista/tools, con avisos por email y en la app, plantillas de respuesta rápida y una estadística de respuesta en 24 horas. Entre las ventajas cita la "mejora del posicionamiento de tus anuncios al responder por chat".
- Un proveedor de software explica en su web que "los avisos de Idealista entran solos en el CRM": su programa lee los avisos que idealista envía al email de la agencia, crea el contacto y lo asigna a un agente. Es cómo funciona ese programa, no necesariamente todos.
Así que, en la demo, haz tres preguntas:
- ¿El programa lee el email de aviso o se conecta de otra forma?
- ¿Cuánto tarda un contacto en aparecer?
- ¿Puedo seguir respondiendo por el chat de idealista?
Pregunta lo mismo para Fotocasa y Habitaclia. Y no te quedes con la respuesta: compruébalo con un contacto real (el paso 4 de la prueba de abajo).
Qué debe traer un contacto antes de la primera llamada
Abre un contacto en cualquier CRM y pregúntate: ¿sé lo suficiente para llamar ya?
| Campo | Por qué importa en la llamada | De dónde sale |
|---|---|---|
| El inmueble, con su referencia | Empiezas por la casa, no por "¿sigue interesado?" | Email del portal, formulario, tour |
| Su mensaje, literal | Su pregunta es tu primera frase | Igual |
| Origen (idealista, Fotocasa, cartel "Se vende", código QR, recomendación, redes, tour) | Una recomendación ya confía en ti; quien llama del cartel ya ha visto la calle | Campo del formulario, seguimiento, o lo preguntas |
| Qué ha mirado | Sabes qué estancia le importa | Solo los tours y algunas webs lo registran |
| La demanda (zona, precio, habitaciones) | Puedes ofrecer otro piso si este no encaja | Tú, en la primera llamada |
| Consentimiento comercial (sí o no) | Si puedes enviarle otros inmuebles más adelante | La casilla del formulario |
| Fase | Para que nadie le llame dos veces, o ninguna | Tú, o la herramienta al responder |
| Próxima fecha | La regla que sostiene el CRM | Tú |
| Agente responsable | Una sola persona responde | Asignación en el equipo |
Un contacto hecho desde un anuncio ya trae el inmueble y el mensaje. El origen y lo que ha mirado son las que faltan en la mayoría de los contactos, y son las que cambian cómo empieza la conversación. Cómo usarlas al teléfono sin parecer que le has estado vigilando lo tienes en la guía de leads inmobiliarios.
Un contacto de un tour de Vistura llega con las primeras filas rellenas, en cualquier plan: el inmueble, su mensaje y si marcó la casilla opcional para recibir novedades sobre otros inmuebles. En Pro, el panel "Antes de contactar" añade las dos filas que faltan en la mayoría de los contactos: el origen (código QR, WhatsApp y mensajes, redes sociales, portales inmobiliarios, email, buscadores o tu web) y qué ha mirado, con el tiempo en cada estancia, las que le gustaron y la estancia por la que preguntó, como "Preguntó sobre: Cocina".
Fases y fechas para que ningún contacto se enfríe
Seis fases cubren casi cualquier venta: nuevo, contactado, visita concertada, oferta, ganado, perdido. No hacen falta más. Lo que hace falta es una regla: cada contacto abierto tiene una fecha. Un contacto sin fecha es un contacto al que nadie va a llamar.
Después, mira un número cada semana: el tiempo mediano hasta la primera respuesta. idealista ya te enseña su propia estadística de respuesta en 24 horas; tu CRM debería darte la tuya para todos los orígenes juntos.
La tabla completa, con cuándo pasar cada contacto a la fase siguiente, está en leads inmobiliarios. La prueba para cualquier CRM es corta: ¿te enseña "a quién llamo hoy" en una sola pantalla? Si no, falla en lo básico.
Vistura pasa esta prueba con los contactos de tus tours. En Pro, los Leads usan las mismas seis fases ("Nuevo", "Contactado", "Visita concertada", "Oferta", "Ganado", "Perdido"), cada contacto recibe con un toque una fecha de "Volver a contactar el" ("Mañana", "En 3 días", "La semana que viene") y el filtro "A contactar hoy" es la pantalla única con las llamadas del día. Los botones WhatsApp, Llamar y Email, en Responder, son un toque, y al responder el contacto nuevo pasa a Contactado; los avisos llegan al móvil o al ordenador en segundos, y las visitas reservadas desde el tour entran ya como "Visita concertada". Todo esto viene con Pro, a precio de fundador de 24 US$ al mes, o 19 US$ al mes en pago anual, hasta el 31 de diciembre de 2026 (después, 29 US$ y 24 US$), y lo mantienes mientras sigas suscrito. Business comparte tours, contactos y notas en la agencia, con 3 personas incluidas, a 49 US$ o 39 US$ al mes con precio de fundador (después, 59 US$ y 49 US$). Gratis sirve para probar: 3 tours online a la vez, con todos los contactos completos.
Cómo elegir según de dónde llegan tus clientes
Apunta de dónde llegaron tus últimos 20 clientes y busca la fila que coincide con la mayoría.
| La mayoría de tus clientes llega de | Lo que importa | Pregunta en la demo |
|---|---|---|
| Recomendaciones y antiguos clientes | Fechas para seguir en contacto (aniversario de la compra, una llamada al año), notas | "Enséñame a quién debería llamar este mes" |
| idealista y Fotocasa | Entrada automática de los contactos de cada portal, aviso inmediato, reparto en el equipo | "¿Cómo llega aquí un contacto de idealista, y en cuánto tiempo?" |
| Carteles y códigos QR | El origen guardado en el contacto | "¿Veo de qué cartel vino?" |
| Tours y redes sociales | Qué ha mirado, no solo quién es | "¿Qué sé antes de llamar?" |
| Jornadas de puertas abiertas | Alta rápida desde el móvil, seguimiento esa misma tarde | "¿Puedo meter a 15 personas en 10 minutos?" |
Las recomendaciones se merecen más atención de la que suelen tener: los antiguos clientes son también tu próxima captación, como explica la guía de captación inmobiliaria. Un CRM que te recuerda el aniversario de una compra se paga solo con eso.
En los carteles, el origen solo aparece si cada cartel lleva su propio código; en código QR de inmobiliaria tienes cómo montarlo.
Prueba cualquier CRM en 30 minutos antes de pagar
Hazlo el primer día de la prueba o de la demo, con datos reales:
- Importa 20 contactos reales desde Excel. Comprueba que pasan nombres, teléfonos y notas.
- Responde a uno por WhatsApp desde el móvil. ¿Es un toque?
- Pon fecha a cinco contactos. ¿Encuentras "hoy" en una sola pantalla?
- Recibe un contacto real de idealista y mide cuánto tarda en aparecer.
- Exporta todo a Excel y abre el archivo.
- Borra a una persona y comprueba que ha desaparecido.
- Suma el precio con IVA y con un usuario más.
Los pasos 5 y 6 son los que casi todo el mundo se salta, y los que cuentan el día que cambies de programa.
RGPD y LOPDGDD: cuánto tiempo guardar los contactos
No es asesoramiento legal; para tu caso, consulta con tu asesor. Pero hay tres frases que toda inmobiliaria debería conocer.
El RGPD dice que los datos se mantienen "de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario" (artículo 5.1.e). Responder a quien pregunta por un piso es normal: el tratamiento es lícito cuando es necesario "para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte" o para dar pasos previos a petición suya (artículo 6.1.b, mismo texto).
La LOPDGDD añade una obligación propia de España: "El responsable del tratamiento estará obligado a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión" (artículo 32.1). El bloqueo, según el artículo 32.2, "consiste en la identificación y reserva" de esos datos.
En la práctica: fija un plazo para guardar los contactos de quien pidió información, apúntalo, y borra o revisa los antiguos cuando venza. Al proveedor de CRM pregúntale cómo borra y cómo bloquea, y pídele el contrato de encargado del tratamiento.
Enviar otros pisos a quien solo preguntó por uno es otra cuestión y necesita consentimiento; el párrafo sobre la LSSI está en leads inmobiliarios.
En Vistura, el plazo es un ajuste. En el menú Más de Leads, "Cuánto tiempo se guardan los contactos" te deja elegir "Hasta que los elimine", 6, 12 o 24 meses; los contactos más antiguos se eliminan automáticamente, en cualquier plan, y la propia app te lo recuerda: "Expórtalos antes si quieres una copia". También en cualquier plan, el botón de descarga encima de la lista, con la etiqueta "Exportar 24 contactos (CSV)" (con tu número), genera un archivo para Excel o Google Sheets con fecha, tour, formulario, estado, nombre, email, teléfono, mensaje, consentimiento de marketing, notas, fecha para volver a contactar, fecha de contacto y visita (y el agente, en un equipo), y la mayoría de los CRM aceptan importar un CSV así, por lo que puedes llevar los contactos de tus tours al software inmobiliario que ya usa la agencia. El formulario le dice al comprador que sus datos van a ti y que "Vistura los guarda en nombre del agente", y puedes añadir tu propia política de privacidad.
Por dónde empezar esta semana
- Apunta de dónde llegaron tus últimos 20 clientes: recomendaciones, portales, carteles, tours, puertas abiertas.
- Elige el tipo de herramienta con las dos tablas de arriba: la de precios para el presupuesto y el equipo, la de origen para lo que tiene que funcionar bien.
- Pide a dos proveedores el precio por escrito con IVA y haz la prueba de 30 minutos con uno antes de pagar.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún CRM inmobiliario gratis?
Sí, pero generales. HubSpot permite hasta dos usuarios y 1.000 contactos, y CRMLab ofrece un plan gratuito sin límites publicados, según sus webs el 8 de noviembre de 2026. Para publicar en portales y gestionar inmuebles casi siempre hay que pagar.
¿Puedo llevar los contactos en un Excel?
Mientras trabajes solo y tengas pocos contactos abiertos, sí. El día que se te pase un seguimiento o entre otra persona en la oficina, cambia. Si usas una columna por cada campo de la tabla del artículo, la importación será cosa de minutos.
¿Cuánto tiempo puedo guardar los datos de un comprador?
El RGPD no fija un número de años, solo que no sea más tiempo del necesario para la finalidad. Decide un plazo, apúntalo y borra o revisa los contactos antiguos cuando venza. No es asesoramiento legal.
¿Qué es el bloqueo de datos de la LOPDGDD?
Cuando rectificas o suprimes datos personales, el artículo 32.1 obliga al responsable a bloquearlos, es decir, a identificarlos y reservarlos. Pregunta a tu proveedor de CRM cómo lo resuelve su programa.
