Gestionale per agenzia immobiliare: funzioni e prezzi

Un gestionale per agenzia immobiliare è il posto dove vivono tutti i contatti, le richieste, gli immobili e i prossimi passi dell'agenzia, così nessun acquirente resta senza risposta e nessun cliente passato viene dimenticato. Il CRM immobiliare è la parte che segue le persone. Questa guida spiega cosa deve fare, quanto costa IVA esclusa, come arrivano le richieste da Immobiliare.it e idealista, cosa tenere e cosa cancellare, e come provare un gestionale in 30 minuti.

Gestionale o CRM immobiliare: cosa deve fare

In Italia raramente si compra un CRM da solo. Si compra un software gestionale immobiliare che tiene insieme immobili, richieste dei clienti, incroci con il portafoglio e multinvio ai portali. Il CRM è la sua memoria: chi ha scritto, per quale immobile, e cosa succede dopo.

Sette cose che deve fare:

1. Raccogliere ogni contatto in un solo posto: Immobiliare.it, idealista, Casa.it, Subito, il sito dell'agenzia, il telefono, WhatsApp e i tuoi tour.
2. Tenere una scheda per persona, con ogni immobile per cui ha chiesto.
3. Mostrare la fase in cui si trova ogni contatto.
4. Dare una prossima data di contatto e la lista di chi sentire oggi.
5. Rispondere dal telefono con un tocco, anche tra due visite.
6. Salvare la richiesta (zona, prezzo, locali) e incrociarla con i nuovi incarichi, se la persona ha accettato di essere ricontattata.
7. Nel gestionale: gestire gli immobili e il multinvio ai portali.

Uno strumento che salva solo nomi e numeri copre i primi due punti. Gli altri cinque decidono se venerdì sai ancora chi chiamare lunedì.

Quanto costa un gestionale per agenzia immobiliare

I prezzi qui sotto vengono dai siti dei fornitori, letti l'8 novembre 2026, con l'IVA scritta come la scrive il fornitore.

Il canone di Miogest comprende già 3 utenti ed è IVA esclusa: all'importo si aggiunge l'IVA. Per un'agenzia con quattro persone il canone diventa 499 € + 29 € = 528 € + IVA all'anno (calcolo nostro sui prezzi della pagina).

Un gestionale immobiliare gratis serve a provare. Per il multinvio, i fornitori di cui abbiamo letto le pagine chiedono un canone.

Come arrivano le richieste da Immobiliare.it e idealista

Ecco cosa scrivono gli strumenti dei portali stessi.

Immobiliare.it e Getrix. Getrix è il gestionale di Immobiliare.it (lo dice il piè di pagina del suo sito: "Immobiliare.it | Via Carlo Farini 41"). Sulla sua pagina su richieste e incroci promette la "ricezione automatica delle richieste che arrivano dal web attraverso tutti i portali che aderiscono al sistema di multinvio professionale" e un "incrocio automatico delle richieste con il portafoglio immobiliare".

idealista. Il centro assistenza di idealista/tools spiega che "Inbox di idealista/tools migliora e facilita la gestione dei leads (contatti) che arrivano alla tua casella di posta".

Pubblicare non è ricevere. La pagina di Miogest parla di annunci in uscita: "Pubblichi una volta su Idealista, Casa.it, Subito.it, Wikicasa e molti altri". Un gestionale che pubblica sui portali non è per forza uno che riceve le richieste da quei portali.

In demo, quindi, chiedi: la richiesta di ogni portale arriva da sola nel gestionale? In quanto tempo? Con il messaggio e il riferimento dell'immobile? E puoi ancora rispondere dal portale?

Cosa deve portare un contatto prima della prima chiamata

Prova ogni gestionale su un contatto vero. Questi sono i campi che dovresti vedere prima di alzare il telefono:

Quasi ogni gestionale riempie le prime due righe dalla richiesta. Fonte e "cosa ha guardato" sono le righe che mancano più spesso. Come usarle nella telefonata lo trovi in lead immobiliari.

I contatti che arrivano da un tour Vistura portano di più. Su ogni piano il contatto arriva completo, con il tour, il messaggio e la dicitura "Consenso dato" o "Consenso non dato" per ricevere altri immobili, e sotto "Rispondi" i pulsanti "WhatsApp", "Chiama" ed "Email" ti mettono in contatto con un tocco. Su Pro il riquadro "Prima di metterti in contatto" aggiunge le due righe che di solito mancano: la fonte (per esempio Codice QR, Portali immobiliari, Social network o Il tuo sito web) e cosa ha guardato la persona, con la durata della visita, il "Tempo in ogni stanza", le stanze che le sono piaciute e la stanza su cui ha fatto una domanda. Così chiami parlando della cucina che ha guardato per due minuti, non con "lei ci aveva scritto".

Fasi e date perché nessun contatto si raffreddi

Bastano sei fasi: Nuovo, Contattato, Visita prenotata, Offerta, Concluso, Perso. Più dei nomi conta una regola: ogni contatto aperto ha una prossima data. Un contatto senza data è un contatto che dimenticherai.

Segui un solo numero alla settimana: il tempo alla prima risposta. La tabella delle fasi, con quando spostare un contatto avanti, è in lead immobiliari. Un gestionale che non ti mostra su una sola schermata chi chiamare oggi qui fallisce.

Per i contatti dei tuoi tour, Vistura fa questo lavoro su Pro. Sposti ogni contatto nelle stesse sei fasi, scrivi nelle note private cosa ti ha detto, fissi la data sotto "Ricontattare il" con "Domani", "Tra 3 giorni" o "La prossima settimana", e il filtro "Da contattare oggi" diventa la tua lista di chiamate. Quando rispondi a un contatto nuovo, passa a "Contattato". Una notifica arriva sul telefono o sul computer in pochi secondi, e una visita prenotata dal tour arriva già in "Visita prenotata". Pro costa 24 dollari USA al mese, o 19 dollari USA al mese con pagamento annuale, al prezzo fondatore fino al 31 dicembre 2026 (poi 29 e 24 dollari USA), e il prezzo resta finché l'abbonamento è attivo. Business condivide tour, contatti e note in tutta l'agenzia, con 3 persone incluse, a 49 o 39 dollari USA al mese al prezzo fondatore (poi 59 e 49). Il piano Gratuito serve per provare: 3 tour online alla volta, ogni contatto completo.

Scegli in base a da dove arrivano i tuoi clienti

Il gestionale giusto dipende da dove arrivano i tuoi incarichi e i tuoi acquirenti:

I clienti passati portano i prossimi incarichi, come spiega la guida all'acquisizione immobiliare. Se molti contatti arrivano dal cartello, un codice per immobile ti dice quale ha funzionato: il metodo è in QR code immobiliare. E se i tuoi immobili hanno un virtual tour, "cosa ha guardato" diventa la riga più utile della scheda.

Privacy e antiriciclaggio: cosa tenere e cosa cancellare

In un gestionale convivono due regole di conservazione diverse. Conviene tenerle separate.

1. Le richieste: non più del necessario. Il GDPR, all'art. 5.1.e, vuole i dati "conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati". Una richiesta che non ha portato a nulla non deve vivere per sempre: fissa un periodo e cancella.
2. L'antiriciclaggio: dieci anni, ma solo per i clienti. Il d.lgs. 231/2007 include tra i soggetti obbligati "gli agenti in affari che svolgono attività in mediazione immobiliare" (art. 3, comma 5, lett. e). I documenti e i dati acquisiti "sono conservati per un periodo di 10 anni" (art. 31, comma 3). Vale per i clienti di un'operazione, non per chiunque abbia scritto: la cartella dell'adeguata verifica non è l'elenco delle richieste.
3. Il consenso al marketing è un campo, non un'abitudine. Con il provvedimento n. 157 del 13 marzo 2025, il Garante ha sanzionato un'agenzia immobiliare con 10.000 € per chiamate promozionali a contatti avuti da un fornitore di liste, senza prova di un "preventivo consenso libero e specifico al marketing" e senza consultare il Registro delle opposizioni, e ha ordinato di cancellare quei dati. Le liste comprate sono un rischio.

Non è una consulenza legale; per il tuo caso chiedi al tuo consulente.

In Vistura il periodo per le richieste dei tour è un'impostazione. Nel menu "Altre azioni" (i tre puntini sopra l'elenco dei contatti), "Per quanto tempo vengono conservati i contatti" ti fa scegliere tra "Finché non li elimino", 6, 12 o 24 mesi, e i contatti più vecchi vengono eliminati automaticamente, su ogni piano. L'app ricorda: "Esportali prima se vuoi una copia." L'export è il pulsante di download, che al passaggio del mouse mostra per esempio "Esporta 24 contatti (CSV)": un file per Excel o Google Sheets con data, tour, stato, nome, email, telefono, messaggio, consenso al marketing, note e data per ricontattare, che puoi portare nel gestionale dell'agenzia se importa questo formato. Nel modulo del tour l'acquirente legge che i suoi dati vanno a te e che "Vistura li conserva per conto dell'agente", e con "La tua informativa sulla privacy (facoltativa)" colleghi la tua.

Prova qualsiasi gestionale in 30 minuti

Usa la prova gratuita o la demo per questi otto passi, con dati veri:

1. Importa 20 contatti veri da Excel e controlla nomi, telefoni e note.
2. Mandati una richiesta di prova da un tuo annuncio su Immobiliare.it o idealista e misura quanto ci mette ad apparire.
3. Rispondi dal telefono con un tocco.
4. Metti una data a cinque contatti e trova "oggi" su una sola schermata.
5. Fai un incrocio con una richiesta vera e guarda quali immobili propone.
6. Esporta tutto e apri il file.
7. Cancella una persona e verifica che sia sparita davvero.
8. Somma il prezzo IVA esclusa con un utente in più e i portali che ti servono.

Se un gestionale fallisce ai passi 6 o 7, fallisce del tutto: non riusciresti a uscirne pulito né a rispondere a una richiesta di cancellazione.

Da dove iniziare questa settimana

Scrivi da dove sono arrivati i tuoi ultimi 20 clienti. Con le due tabelle scegli il tipo di gestionale che va bene per quelle fonti. Poi chiedi a due fornitori un preventivo scritto IVA esclusa e fai il test di 30 minuti con uno dei due. Tra una settimana saprai se firmare o se Excel ti basta ancora.

Domande frequenti

Esiste un gestionale immobiliare gratis?

Esistono CRM generici gratuiti, come HubSpot con due utenti e 1.000 contatti secondo la sua pagina dell'8 novembre 2026, ma senza immobili né portali. Per il multinvio i fornitori di cui abbiamo letto le pagine chiedono un canone. Molti offrono una prova: Miogest, per esempio, di 30 giorni.

Che differenza c'è tra gestionale e CRM immobiliare?

Il CRM segue le persone: contatti, fasi, date da ricordare. Il gestionale aggiunge gli immobili, gli incroci tra richieste e portafoglio e la pubblicazione sui portali. In Italia di solito si compra il secondo, che contiene il primo.

Per quanto tempo devo conservare i dati dei clienti?

Per un'operazione soggetta ad antiriciclaggio, i dati dell'adeguata verifica restano dieci anni. Per chi ha solo chiesto informazioni su un immobile vale la regola generale: non più del necessario, quindi fissa un periodo. Non è una consulenza legale.

Se lascio la rete in franchising, i contatti restano miei?

Dipende dal contratto con la rete. Chiedilo prima di firmare e verifica, già nel primo mese, di poter esportare i tuoi contatti dal gestionale che ti forniscono.