Lead immobiliari: come trasformare le richieste in visite

Per trasformare i lead immobiliari in visite fissate servono tre cose: rispondere entro cinque minuti su WhatsApp e al telefono, proporre due orari di visita invece di chiedere quando gli va bene, e seguire un piano fisso di 14 giorni con chi non risponde. Questa guida ti dà i messaggi pronti, il piano giorno per giorno e le fasi per seguire ogni contatto, che la richiesta arrivi da Immobiliare.it, da Idealista, dal sito dell'agenzia o da un tour virtuale.

Perché la prima risposta conta così tanto

Pensa al momento in cui la persona preme "invia". È ancora sull'annuncio, probabilmente con altri tre immobili aperti in altre schede. Quello che le arriva nei minuti successivi compete con quelle schede, e l'agente che risponde per primo di solito si prende la conversazione.

Per questo ogni messaggio ha un solo scopo: il passo successivo. Un orario di visita, la risposta alla sua domanda o la data del prossimo contatto. Un messaggio senza passo successivo è un messaggio facile da ignorare.

Parti da un messaggio su WhatsApp, che si legge senza dover rispondere al telefono, e chiama subito dopo.

I primi cinque minuti, passo per passo

Quando arriva una nuova richiesta, segui questi cinque passi in ordine:

1. Prima WhatsApp o SMS. Il nome, l'immobile, che è ancora disponibile (solo se è vero) e due orari di visita.
2. Chiama uno o due minuti dopo. Molti rispondono quando sanno già chi li cerca.
3. Non risponde? Lascia un messaggio in segreteria di 20 secondi che rimanda a WhatsApp.
4. Hai solo l'email? Succede con alcune richieste dai portali. Rispondi via email con gli stessi due orari e una domanda.
5. Annota cosa è successo e fissa la data del prossimo contatto prima di mettere giù il telefono.

Ecco i tre messaggi. Cambia nomi e dettagli, e tienili così brevi.

Primo messaggio

Buongiorno Giulia, sono Marco di Casa Navigli. Grazie per l'interesse per il trilocale in via Tortona. È ancora disponibile. Posso farglielo vedere giovedì alle 18:30 o sabato alle 10. Le va bene uno dei due?

Segreteria

Buongiorno Giulia, sono Marco di Casa Navigli, per il trilocale in via Tortona. Le ho appena scritto su WhatsApp due orari per la visita. Mi risponda lì quando vuole.

Oggetto dell'email

Trilocale via Tortona: giovedì alle 18:30 o sabato alle 10?

Perché due orari? "Quando le va bene?" dà al cliente un compito: guardare l'agenda, pensare alla settimana, scrivere una proposta. Quasi tutti rimandano. "Giovedì alle 18:30 o sabato alle 10?" chiede una risposta di una parola e, se nessuno dei due va bene, ti dice lui quale va. In entrambi i casi parlate di quando fare la visita, non di se farla.

Quando la richiesta arriva da un tour Vistura, compare sul telefono o sul computer in pochi secondi come avviso su Pro, così rispondi mentre la persona sta ancora guardando la casa. Dal contatto, "Rispondi su WhatsApp", "Chiama" ed "Email" sono a un tocco, e il messaggio WhatsApp si apre già iniziato con il nome e l'immobile: "Buongiorno Giulia, grazie per l'interesse per Trilocale via Tortona." Ogni contatto che aspetta da più di un giorno è segnato con "In attesa da" e contato in cima all'elenco, così nessuno resta indietro.

Usa quello che ha guardato prima di chiamare

Sai del cliente più di quanto pensi, prima ancora di comporre il numero:

• l'annuncio che ha chiesto e il suo messaggio, parola per parola;
• da dove arriva: un portale, il codice QR sul cartello "Vendesi", un WhatsApp inoltrato da un amico, un post sui social;
• con un tour, le stanze che lo hanno trattenuto e la stanza di cui ha chiesto.

Usalo per aprire la chiamata. "È ancora interessata?" invita a un sì o a un no. Partire dalla stanza che le interessa apre una conversazione vera:

Mi aveva chiesto della seconda camera. Misura [3,4 per 3,1 metri] e prende [il sole del mattino]. Le serve come studio?

Le parti tra parentesi quadre sono esempi: usa i dati veri del tuo immobile.

C'è un limite da non superare. Parla delle stanze e della casa, mai di minuti o di clic. "Ho visto che è rimasta quattro minuti in cucina" fa sentire il cliente osservato. "La cucina è stata rifatta l'anno scorso e il forno resta" lo fa sentire seguito. Stessa informazione, frase diversa.

Anche la provenienza dice qualcosa. Chi ha inquadrato il codice QR sul cartello ha già visto la via e il palazzo. Chi ha aperto un link mandato da un amico ha un'altra persona nella decisione: chiedi se verranno in due alla visita.

Se non hai niente di tutto questo, per esempio con una semplice richiesta da Immobiliare.it, rileggi il messaggio due volte. Poi confronta prezzo e caratteristiche con gli altri immobili in vendita in zona, perché sono quelle le schede che ha aperte. Un cliente che ha già girato la casa in un tour a 360° fatto anche solo con il telefono arriva alla chiamata con domande più precise, e questo passo diventa più facile.

Su Pro, ogni contatto inviato da un tour Vistura si apre con il riquadro "Prima di metterti in contatto": da dove arriva la persona (codice QR, WhatsApp, social network, portale immobiliare, email, motore di ricerca o il tuo sito), quanto tempo è rimasta nel tour, il "Tempo in ogni stanza", le stanze che le sono piaciute e la stanza di cui ha chiesto, mostrata come "Ha chiesto di: Cucina". Il cliente manda quella domanda con il pulsante "Chiedi di questa stanza" dentro il tour, così la stanza è già nel contatto quando prendi il telefono.

Qualifica con quattro domande, poi fissa la visita

Quando state parlando, quattro domande ti dicono come gestire questo cliente. Falle in un ordine naturale, non come un modulo.

Poi chiudi di nuovo con i due orari: "La segno per giovedì alle 18:30?"

Un piano di 14 giorni per chi non risponde

Quasi nessuno risponde al primo messaggio. È normale, non è un no. Ecco un piano da copiare. È un modello da adattare alla tua zona, non un dato di ricerca.

Tre regole lo fanno funzionare:

• Fermati appena te lo chiede. Nessun ultimo messaggio, nessun "solo per conferma".
• Cambia l'ora delle chiamate. Chi non risponde mai a pranzo può rispondere alle 19.
• Ogni messaggio porta qualcosa di nuovo. Un'informazione, un immobile, una risposta. Se non hai niente di nuovo, aspetta il passo successivo del piano.

Cosa dice la legge in Italia. Rispondere alla richiesta che ti ha mandato fa parte della conversazione che ha iniziato lui. Mandargli altri immobili è un'altra cosa: il Codice privacy, art. 130 consente le comunicazioni promozionali via posta elettronica, SMS e messaggi "di altro tipo" solo con il consenso dell'interessato. Per le telefonate promozionali con operatore conta il Registro pubblico delle opposizioni, che oggi copre tutti i numeri, fissi e cellulari; l'iscrizione annulla anche i consensi dati in precedenza, tranne quelli rilasciati dopo. Quindi chiedi ("Vuole che le mandi immobili simili quando escono?") e annota la risposta nel contatto. Il GDPR chiede che chi tratta dati in base al consenso sia in grado di dimostrarlo (art. 7) e, se la persona si oppone al marketing diretto, i dati non si usano più per quello scopo (art. 21).

Dopo la visita: il seguito che porta a una proposta

Il giorno stesso, manda un messaggio sulla stanza che gli interessava:

Grazie per essere venuta a vedere il trilocale di via Tortona. Cosa ne pensa della cucina?

Poi, nella risposta o al telefono, fai la domanda che fa emergere l'obiezione: "C'è qualcosa che le impedirebbe di fare una proposta d'acquisto?" Un dubbio sul prezzo, il timore per la perizia della banca o un familiare che non ha ancora visto la casa si possono gestire, ma solo quando li conosci.

Se la risposta è no, registra il motivo: prezzo, zona, metratura o ha comprato altrove. Sono questi i motivi da riportare al proprietario, e un proprietario che riceve un riscontro chiaro si fida di te quando arriva il momento di parlare di prezzo. È così che arrivano anche i prossimi incarichi.

Dopo un open house vale lo stesso schema: un messaggio il giorno stesso, poi il piano di 14 giorni per chi non risponde.

Segui ogni contatto per fasi

Un contatto senza fase e senza data successiva è un contatto che dimenticherai. Usa sei fasi e fai avanzare un contatto solo quando la condizione è vera:

La regola che tiene insieme tutto: ogni contatto aperto ha una data per il prossimo contatto.

Poi, una volta a settimana, dedica 15 minuti a quattro numeri:

1. Tempo mediano alla prima risposta.
2. Quota di richieste con cui hai davvero parlato.
3. Quota che ha fissato una visita.
4. Quota di visite che hanno portato a una proposta.

È la conversione dei tuoi contatti, passo per passo. Una prima risposta lenta, poche conversazioni o visite che non diventano mai proposte indicano ognuna una correzione diversa, e i numeri ti mostrano in quale passo li perdi.

La casella dei contatti di Vistura funziona proprio con queste fasi: Nuovo, Contattato, Visita prenotata, Offerta, Concluso e Perso. Ogni contatto ha note private e una data "Ricontattare il" che imposti con un tocco ("Domani", "Tra 3 giorni", "La prossima settimana"), e il filtro "Da contattare oggi" ti mostra chi tocca. Il cliente può prenotare la visita dentro il tour, in un orario libero del tuo calendario delle visite, e arriva come contatto con una email e un file di calendario, già oltre la prima fase. Anche il proprietario segue il tour e i suoi numeri, e così i tuoi aggiornamenti hanno qualcosa di concreto da mostrare. Tutto questo è incluso in Pro, al prezzo fondatore di US$24 al mese, o US$19 al mese con fatturazione annuale, fino al 31 dicembre 2026 (poi US$29 e US$24), e resta tuo finché mantieni l'abbonamento. Business aggiunge contatti e marchio condivisi per le agenzie, con 3 persone incluse, a US$49 o US$39 al mese con il prezzo fondatore (poi US$59 e US$49). Il piano Gratuito è il modo per provarlo: 3 tour online alla volta, con ogni contatto completo.

Errori che fanno perdere richieste

• Chiedere "quando le va bene?" invece di proporre due orari.
• Mandare la scheda dell'immobile senza nessuna domanda. Gli dai qualcosa da leggere e nessun motivo per rispondere.
• Un solo tentativo, poi aspettare che si rifaccia vivo.
• Messaggi "volevo solo sapere" che non portano niente di nuovo.
• Comprare lead prima di misurare quanto converti delle richieste che già ricevi. I lead comprati arrivano più freddi di chi ha chiesto del tuo immobile, quindi sistema prima il seguito.

Da dove partire domani

• Salva i tre messaggi (WhatsApp, segreteria, oggetto dell'email) sul telefono.
• Attiva sul telefono gli avvisi per le nuove richieste da tutti i canali che usi, così i cinque minuti partono quando la persona preme "invia".
• Dai oggi una data per il prossimo contatto a ogni contatto aperto.
• Controlla i quattro numeri venerdì prossimo, e di nuovo il venerdì dopo.

Domande frequenti

Meglio chiamare o scrivere subito a un nuovo contatto?

Prima un messaggio, di solito su WhatsApp, poi una chiamata uno o due minuti dopo. Il messaggio propone due orari di visita a cui si risponde con una parola, la chiamata raggiunge chi preferisce parlare. Se scatta la segreteria, rimanda al messaggio.

Cosa faccio se la richiesta ha solo un indirizzo email?

Rispondi via email entro pochi minuti, con l'immobile e due orari di visita nell'oggetto e una sola domanda nel testo. Chiedi il numero di telefono solo se serve a lui, per esempio per confermare la visita il giorno stesso.

E se il cliente cerca una casa diversa da quella che ha chiesto?

Chiedi cosa non andava, annotalo come requisiti e manda due o tre immobili che li rispettano prima di proporre una visita. Tieni lo stesso ritmo di ogni altro contatto, con ogni messaggio che porta una casa o un'informazione nuova.

Posso proporre altri immobili a chi ha scritto mesi fa?

Solo con il suo consenso. Rispondere alla sua richiesta è una cosa; mandargli altri immobili via email, SMS o WhatsApp è marketing, e il Codice privacy (art. 130) chiede il consenso. Per le telefonate promozionali controlla anche il Registro pubblico delle opposizioni.

Quando smettere di ricontattare?

Subito, se te lo chiede. Altrimenti, dopo un ultimo messaggio verso il quattordicesimo giorno in cui dici che ti fermi lì, passalo a una email mensile con gli immobili adatti, ma solo se ha accettato di riceverla.