Immobilien Leads: So werden Anfragen zu Besichtigungen

Immobilien Leads bringen Ihnen erst etwas, wenn aus der Anfrage ein Besichtigungstermin wird: Antworten Sie noch am selben Tag persönlich, schlagen Sie zwei feste Termine vor und fassen Sie nach einem festen Plan nach, bis die Person zusagt oder absagt. Dieser Leitfaden gibt Ihnen deutsche Vorlagen für die erste Antwort, den Schritt mit Exposé und Widerrufsbelehrung, die Regeln dazu, was Sie Mietinteressenten fragen dürfen, einen 14-Tage-Plan zum Nachfassen und die Phasen, die Sie verfolgen sollten.

Das alles gilt für Anfragen von ImmoScout24, Immowelt, Ihrer eigenen Website oder aus einem Tour-Link.

Leads kaufen, generieren oder erst die eigenen Anfragen nutzen?

Wer nach Immobilien Leads sucht, findet vor allem zwei Fragen: Soll ich Leads kaufen oder selbst generieren? Wie Sie Immobilien Leads generieren, ist ein eigenes Thema. Hier geht es um die Anfragen, die Sie schon bekommen, und um den Schritt, an dem die meisten verloren gehen: von der Anfrage zur Besichtigung.

Die Interessenten, die Ihnen schon zu einem Objekt geschrieben haben, sind die wärmsten Kontakte, die Sie bekommen. Ein gekaufter Kontakt dagegen hat Sie nicht gefragt. Für Werbung per Telefon oder E-Mail verlangt § 7 UWG die vorherige ausdrückliche Einwilligung der Person. Wenn Sie Leads kaufen, fragen Sie den Verkäufer also, wie diese Einwilligung eingeholt wurde. Und messen Sie vorher, wie viele Ihrer eigenen Anfragen zu einer Besichtigung werden.

Die erste Antwort, Schritt für Schritt

Wenn eine neue Anfrage eingeht, gehen Sie diese fünf Schritte der Reihe nach durch:

1. Lesen Sie die Anfrage und das Objekt noch einmal. Notieren Sie, wonach die Person gefragt hat.
2. Antworten Sie persönlich am selben Tag, am besten innerhalb einer Stunde, mit zwei konkreten Besichtigungsterminen. ImmoScout24 kann mit KontaktPlus jedem Anfragenden automatisch eine E-Mail schicken. Sie ersetzt Ihre persönliche Antwort nicht.
3. Schreiben Sie die Termine in den Betreff. Portal-Anfragen kommen oft nur mit E-Mail-Adresse: Die Telefonnummer als Pflichtfeld gibt es bei ImmoScout24 laut demselben Handbuch nur in bestimmten Editionen. Die erste Antwort ist also oft eine E-Mail.
4. Rufen Sie nach der E-Mail an, wenn eine Nummer da ist. Niemand nimmt ab? Hinterlassen Sie eine kurze Nachricht, die auf die E-Mail verweist.
5. Halten Sie fest, was passiert ist, und setzen Sie das nächste Kontaktdatum, bevor Sie zur nächsten Anfrage gehen.

ImmoScout24 rät selbst: "Gehen Sie zeitnah auf Anfragen ein", und beantworten Sie offene Fragen schon vor der Besichtigung. Wenn Sie im Portal arbeiten, nutzen Sie den Nachrichten-Manager: Er ordnet jede Kontaktanfrage dem Objekt zu und bietet Antwortbausteine und Sammelantworten.

Hier sind die drei Vorlagen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und halten Sie den Text so kurz.

Betreff der E-Mail

Ihre Anfrage zur 3-Zimmer-Wohnung in Leipzig-Gohlis: Donnerstag 18 Uhr oder Samstag 10 Uhr?

Text der E-Mail

Guten Tag Frau [Name], vielen Dank für Ihre Anfrage zur Wohnung in der [Straße]. Die Wohnung ist noch verfügbar. Ich kann sie Ihnen am Donnerstag um 18 Uhr oder am Samstag um 10 Uhr zeigen. Passt Ihnen einer der Termine? Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Büro], [Telefon]

Nachricht auf der Mailbox

Guten Tag Frau [Name], hier ist [Name] von [Büro], wegen der Wohnung in Gohlis. Ich habe Ihnen eben zwei Termine per E-Mail geschickt. Antworten Sie einfach dort.

Warum zwei Termine? "Wann passt es Ihnen?" gibt dem Interessenten eine Planungsaufgabe: Kalender prüfen, die Woche durchdenken, einen Vorschlag schreiben. Das schieben die meisten auf. "Donnerstag 18 Uhr oder Samstag 10 Uhr?" braucht eine Antwort von einem Wort, und wenn keiner passt, nennt die Person von sich aus einen anderen Termin.

Kommt die Anfrage aus einer Vistura-Tour, erhalten Sie auf Pro innerhalb von Sekunden eine Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone oder Computer, damit Sie antworten, während die Person noch die Tour ansieht. In der Anfrage antworten Sie mit einem Fingertipp über "Per WhatsApp antworten", "Anrufen" oder "E-Mail", und die WhatsApp-Nachricht beginnt schon mit Name und Objekt: "Hallo [Name], vielen Dank für Ihr Interesse an [Objekt]." Anfragen, die seit mehr als einem Tag auf Antwort warten, tragen den Hinweis "Wartet seit ..." und werden oben in der Liste gezählt, sodass Ihnen keine durchrutscht.

Beim Kauf: Exposé, Provision und Widerrufsbelehrung

Beim Kauf folgt auf die Anfrage meist das Exposé, dann die Besichtigung. ImmoScout24 beschreibt es so: Das Exposé wird "im Inserat hochgeladen oder auf Anfrage an Interessenten verschickt". Genau diese E-Mail kann einen Maklervertrag begründen, und darum gehört sie in Ihre Nachfass-Vorlage.

Der Bundesgerichtshof hat am 7. Juli 2016 zwei solche Fälle entschieden (I ZR 30/15 und I ZR 68/15, Pressemitteilung Nr. 114/2016). Eine Maklerin hatte online inseriert und dem Interessenten auf seine Anfrage per E-Mail ein Exposé mit Provisionsforderung geschickt. Er bat telefonisch um einen Besichtigungstermin. Das Gericht wertete diese Maklerverträge als Fernabsatzverträge mit Widerrufsrecht. "Eine Widerrufsbelehrung enthielten weder die Internetanzeige noch das Exposé." Die Käufer widerriefen später, und die Makler bekamen keine Provision.

Der BGH hat 2016 nach altem Recht entschieden. Heute gilt:

• § 312c BGB zählt E-Mails und Telefonate ausdrücklich zu den Fernkommunikationsmitteln.
• Nach § 356 Abs. 5 BGB erlischt das Widerrufsrecht bei einer Dienstleistung vor Ablauf der Frist erst, wenn Sie die Leistung vollständig erbracht haben und der Verbraucher vorher ausdrücklich zugestimmt hat, dass Sie vor Ablauf der Frist beginnen, und bestätigt hat, dass er weiß, dass er sein Widerrufsrecht damit verliert.
• Ein Maklervertrag über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus braucht nach § 656a BGB die Textform.

Für Ihr Nachfassen heißt das: Die E-Mail mit dem Exposé enthält die Widerrufsbelehrung. Wenn Sie sofort die Adresse nennen oder den Termin vereinbaren möchten, bitten Sie in derselben E-Mail um diese ausdrückliche Zustimmung. Das ist keine Rechtsberatung: Lassen Sie Ihre Widerrufsbelehrung und Ihr Exposé von Ihrem Anwalt oder Ihrem Verband prüfen.

Bei der Miete stellt sich die Frage meist nicht. Nach dem Bestellerprinzip in § 2 Abs. 1a WoVermRG zahlt der Wohnungssuchende in der Regel keine Provision.

Vor dem Anruf: nutzen Sie, was der Interessent gesehen hat

Bevor Sie wählen, wissen Sie mehr über die Person, als Sie denken:

• das Objekt, nach dem sie gefragt hat, und ihre Nachricht im Wortlaut;
• woher sie kam: ein Portal, der QR-Code am Verkaufsschild, ein WhatsApp-Link von Freunden;
• bei einer Tour, welche Räume sie sich lange angesehen hat und zu welchem Raum sie eine Frage hatte.

Damit eröffnen Sie das Gespräch. "Haben Sie noch Interesse?" lädt zu Ja oder Nein ein. Der Raum, um den es der Person geht, öffnet ein echtes Gespräch. Ein Beispiel:

Sie hatten nach dem zweiten Schlafzimmer gefragt. Es hat [12 m²] und Morgensonne. Soll es ein Arbeitszimmer werden?

Die Angaben in Klammern sind Beispiele: Nehmen Sie die echten aus Ihrem Exposé.

Eine Grenze gibt es: Sprechen Sie über Räume und die Wohnung, nie über Minuten oder Klicks. "Ich habe gesehen, dass Sie vier Minuten in der Küche waren" klingt nach Überwachung. "Die Küche ist von letztem Jahr, und der Backofen bleibt drin" klingt nach Service. Dieselbe Information, ein anderer Satz.

Auch die Herkunft sagt etwas. Wer den QR-Code am Schild gescannt hat, kennt schon die Straße und das Haus von außen. Wer einen Link von Freunden geöffnet hat, entscheidet nicht allein: Fragen Sie, ob beide zur Besichtigung kommen.

Ohne diese Daten, etwa bei einer einfachen Portal-Anfrage, lesen Sie die Nachricht zweimal und vergleichen das Objekt mit dem, was in der Nähe sonst angeboten wird. Ein virtueller 360°-Rundgang mit dem Handy im Inserat sorgt dafür, dass Interessenten mit genaueren Fragen anrufen.

Auf Pro öffnet jede Anfrage aus einer Vistura-Tour mit dem Bereich "Bevor Sie Kontakt aufnehmen": woher die Person kam (QR-Code, WhatsApp und Nachrichten, Soziale Netzwerke, Immobilienportale, E-Mail, Suchmaschinen oder Ihre Website), wie lange sie die Tour angesehen hat, die Zeit in jedem Raum, die Räume, die ihr gefallen, und der Raum, zu dem sie gefragt hat, etwa "Frage zu: Küche". Diese Frage schicken Interessenten in der Tour über "Frage zu diesem Raum", und mit "Dieser Raum gefällt mir" markieren sie ihre Lieblingsräume. So haben Sie das Gesprächsthema, bevor Sie zum Telefon greifen.

Qualifizieren: vier Fragen, und was Sie Mietinteressenten noch nicht fragen

Sobald Sie im Gespräch sind, zeigen Ihnen beim Kauf vier Fragen, wie Sie mit dieser Person weitermachen. Stellen Sie sie in natürlicher Reihenfolge, nicht wie ein Formular.

Schließen Sie wieder mit den zwei Terminen: "Soll ich Sie für Donnerstag um 18 Uhr eintragen?"

Bei der Miete gelten engere Regeln. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (Version 2.0, Stand Januar 2026) erlaubt für einen Besichtigungstermin in der Regel nur Angaben zur Identifikation: Name, Vorname und Anschrift. Den Ausweis dürfen Sie sich zeigen lassen, wenn die Person allein besichtigt, aber nicht kopieren. Es ist "in aller Regel nicht erforderlich, Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen zu erfragen". Einkommen, Arbeitgeber und die Zahl der einziehenden Personen kommen erst, wenn die Person erklärt, dass sie die Wohnung mieten möchte. Also keine Selbstauskunft mit Einkommen vor der Besichtigung.

Nachfassen: ein 14-Tage-Plan für Interessenten, die nicht antworten

Die meisten Interessenten antworten nicht auf die erste Nachricht. Das ist normal und noch keine Absage. Hier ist ein Plan zum Übernehmen. Er ist ein Muster, das Sie an Ihren Markt anpassen, keine erforschte Kennzahl.

Drei Regeln machen den Plan wirksam:

• Hören Sie sofort auf, wenn jemand darum bittet. Keine letzte Nachricht, kein "nur zur Bestätigung".
• Wechseln Sie die Tageszeit zwischen den Anrufen. Wer mittags nie abnimmt, geht vielleicht um 18 Uhr ran.
• Jede Nachricht bringt etwas Neues. Eine Information, ein Objekt, eine Antwort. Haben Sie nichts Neues, warten Sie auf den nächsten Schritt im Plan.

Zur Rechtslage: Wer Ihnen zu diesem Objekt geschrieben hat, hat um Ihre Antwort gebeten. Werbung ist etwas anderes. § 7 Abs. 2 UWG wertet Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung und E-Mail-Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung. Bevor Sie also andere Objekte per E-Mail schicken oder dazu anrufen, fragen Sie ("Darf ich Ihnen ähnliche Angebote schicken?") und notieren Sie die Antwort.

Nach der Besichtigung

Schicken Sie noch am selben Tag eine Nachricht zu dem Raum, der der Person wichtig war:

Vielen Dank für Ihren Besuch in der [Straße]. Wie hat Ihnen die Küche gefallen?

Stellen Sie dann, in der Antwort oder am Telefon, die Frage, die den Einwand hervorholt: "Gibt es etwas, das Sie von einem Angebot abhält?" Ein Preisbedenken, eine Sorge wegen der Finanzierung oder ein Partner, der die Wohnung noch nicht gesehen hat: Das alles lässt sich klären, aber nur, wenn Sie davon wissen.

Lautet die Antwort Nein, notieren Sie den Grund: Preis, Lage, Größe oder anderswo gekauft. Genau diese Gründe berichten Sie dem Eigentümer, und ein Eigentümer mit klarem Feedback vertraut Ihnen beim Gespräch über den Preis.

Bei der Miete schicken Sie die Absagen zügig, sobald die Wohnung vergeben ist. Laut der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz soll ein Makler die Daten der Bewerber regelmäßig spätestens dann löschen, wenn ein Mietvertrag mit jemand anderem geschlossen ist.

Jede Anfrage in Phasen führen

Eine Anfrage ohne Phase und ohne nächstes Datum ist eine Anfrage, die Sie vergessen. Arbeiten Sie mit sechs Phasen und schieben Sie eine Anfrage erst weiter, wenn die Bedingung erfüllt ist:

Die Regel, die alles zusammenhält: Jede offene Anfrage hat ein nächstes Kontaktdatum.

Nehmen Sie sich einmal pro Woche 15 Minuten für vier Zahlen:

1. Mittlere Zeit bis zur ersten Antwort (der Median).
2. Anteil der Anfragen, mit denen Sie tatsächlich gesprochen haben.
3. Anteil, der eine Besichtigung gebucht hat.
4. Anteil der Besichtigungen, aus denen ein Angebot wurde.

Eine langsame erste Antwort, wenige Gespräche oder Besichtigungen ohne Angebot verlangen jeweils eine andere Lösung. Die Zahlen zeigen Ihnen, an welchem Schritt Anfragen verloren gehen.

Die Anfragen in Vistura arbeiten genau mit diesen Phasen: "Neu", "Kontaktiert", "Besichtigung gebucht", "Angebot", "Gewonnen" und "Verloren". Jede Anfrage hat private Notizen und ein Datum unter "Nachfassen am", das Sie mit einem Fingertipp setzen ("Morgen", "In 3 Tagen", "Nächste Woche"), und der Filter "Heute kontaktieren" zeigt, wer dran ist. Interessenten buchen direkt in der Tour einen freien Termin in Ihrem Besichtigungskalender, und die Buchung kommt als Anfrage in der Phase "Besichtigung gebucht" an, mit einer E-Mail und einer Kalenderdatei. Der Eigentümer verfolgt die Tour und ihre Zahlen, sodass Ihre Berichte an ihn etwas Greifbares zeigen. Das Kontaktformular der Tour hat ein optionales, nicht vorab angekreuztes Feld für Neuigkeiten zu weiteren Immobilien, und jede Anfrage zeigt "Eingewilligt" oder "Nicht eingewilligt", sodass Sie auf einen Blick sehen, wer weitere Angebote erhalten möchte. All das bekommen Sie mit Pro, zum Gründerpreis von 24 US-Dollar im Monat oder 19 US-Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung für Konten, die bis zum 31. Dezember 2026 abschließen (danach 29 und 24 US-Dollar). Der Gründerpreis gilt, solange Ihr Abonnement aktiv bleibt. Business bringt Maklerbüros gemeinsame Touren, Anfragen und Agenturmarke, mit 3 Personen inklusive, zum Gründerpreis von 49 oder 39 US-Dollar im Monat (danach 59 und 49 US-Dollar). Zum Ausprobieren starten Sie mit Free, ohne Karte: 3 Touren gleichzeitig online, jede Anfrage vollständig.

Fehler, die Anfragen kosten

• "Wann passt es Ihnen?" statt zwei konkreter Termine.
• Das Exposé ohne Frage und ohne Widerrufsbelehrung verschicken. Es gibt der Person etwas zu lesen, aber keinen Grund zu antworten, und es kann Sie die Provision kosten.
• Die automatische E-Mail des Portals als Antwort stehen lassen.
• Ein Versuch, dann warten, bis sich die Person von selbst meldet.
• "Ich wollte nur nachhaken" ohne neue Information.
• Eine vollständige Selbstauskunft mit Einkommen vor einer Mietbesichtigung verlangen.

Morgen anfangen

• Speichern Sie die drei Vorlagen (Betreff, E-Mail, Mailbox) als Antwortbausteine oder auf Ihrem Handy.
• Schalten Sie Benachrichtigungen für neue Anfragen ein, bei ImmoScout24 die Sofort-Benachrichtigungen.
• Geben Sie heute jeder offenen Anfrage ein nächstes Kontaktdatum.
• Prüfen Sie die vier Zahlen am nächsten Freitag und am Freitag danach.

Häufige Fragen

Muss ich jede Anfrage von ImmoScout24 persönlich beantworten?

Ja. Auch wenn Sie bei ImmoScout24 mit KontaktPlus eine automatische E-Mail an jeden Anfragenden eingerichtet haben, ersetzt sie Ihre persönliche Antwort nicht. Den Besichtigungstermin bekommen Sie erst mit Ihrer eigenen Antwort, am besten noch am selben Tag und mit zwei konkreten Zeiten.

Darf ich einen Interessenten anrufen, der nur nach dem Exposé gefragt hat?

Zu seiner eigenen Anfrage und diesem Objekt ja, wenn er eine Telefonnummer angegeben hat. Wollen Sie ihn zu anderen Objekten anrufen oder ihm andere Angebote mailen, fragen Sie vorher, denn § 7 UWG verlangt für Werbung per Telefon und E-Mail eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Notieren Sie die Antwort.

Welche Unterlagen darf ich von Mietinteressenten vor der Besichtigung verlangen?

Laut der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (Januar 2026) in der Regel nur Angaben zur Identifikation: Name, Vorname und Anschrift. Besichtigt die Person allein, dürfen Sie sich den Ausweis zeigen lassen, aber nicht kopieren. Einkommen, Arbeitgeber und die Zahl der einziehenden Personen fragen Sie erst, wenn die Person erklärt, dass sie die Wohnung mieten möchte.

Wie oft sollte ich bei einem Interessenten nachfassen?

Ein Plan zum Übernehmen: fünf Kontakte in 14 Tagen: am Tag der Anfrage, an Tag 1, 3, 7 und 14, jeweils mit einer neuen Information. Danach nur noch monatlich passende Objekte, und nur mit Einwilligung. Sagt jemand, dass er keine Nachrichten mehr möchte, hören Sie sofort auf.

Was tun, wenn ein Interessent eine andere Immobilie sucht als die angefragte?

Fragen Sie, was an diesem Objekt nicht passt, und notieren Sie die Antworten als seine Muss-Kriterien. Fragen Sie dann, ob Sie ihm passende Angebote schicken dürfen, und halten Sie seine Antwort fest, bevor Sie das erste Objekt senden.