Leads opvolgen als makelaar: van aanvraag naar bezichtiging
Leads opvolgen zodat er een bezichtiging uit komt: wat je in de eerste vijf minuten stuurt, kant-en-klare berichten, een plan van 14 dagen en de fases.
Goed leads opvolgen maakt van een aanvraag via Funda of je eigen site een geplande bezichtiging: reageer binnen vijf minuten met een bericht en een telefoontje, bied twee bezichtigingstijden aan in plaats van te vragen wanneer het uitkomt, en werk met een vast schema van 14 dagen voor iedereen die niet antwoordt. In deze gids vind je de berichten, een plan per dag en de fases om elke lead bij te houden, of de aanvraag nu uit Funda, Pararius, je website of een tour komt.
Waarom de eerste reactie zoveel bepaalt
Denk aan het moment waarop iemand op "versturen" drukt. Hij zit nog op de woningpagina, waarschijnlijk met drie andere huizen open in andere tabbladen. Wat hij de minuten daarna van je krijgt, concurreert met die tabbladen. De makelaar die als eerste reageert, voert meestal ook het eerste gesprek.
Daarom heeft elk bericht één doel: de volgende stap. Een bezichtigingstijd, een antwoord op zijn vraag of een datum voor het volgende contact. Een bericht zonder volgende stap is een bericht dat makkelijk blijft liggen.
De eerste vijf minuten, stap voor stap
Komt er een nieuwe aanvraag binnen, doorloop dan deze vijf stappen op volgorde:
- Eerst een WhatsApp of sms. Zijn naam, de woning, dat die nog beschikbaar is (alleen als dat klopt) en twee bezichtigingstijden.
- Bel een of twee minuten later. Veel mensen nemen op als ze al weten wie er belt.
- Geen gehoor? Spreek een voicemail in van zo'n 20 seconden die naar je bericht verwijst.
- Alleen een e-mailadres? Dat komt bij aanvragen via portals voor. Antwoord per e-mail met dezelfde twee tijden en één vraag.
- Noteer wat er gebeurde en zet de datum voor het volgende contact voordat je de telefoon neerlegt.
Hier zijn de drie berichten. Pas de namen en details aan, en houd ze zo kort.
Eerste bericht
Hoi Sanne, met Joost van Domstad Makelaars. Bedankt voor je interesse in de Lange Nieuwstraat 12. De woning is nog beschikbaar. Ik kan hem laten zien op donderdag om 18.30 uur of zaterdag om 10.00 uur. Past een van beide?
Voicemail
Hoi Sanne, met Joost van Domstad Makelaars over de Lange Nieuwstraat 12. Ik heb je net twee tijden voor een bezichtiging gestuurd. Reageer daar maar wanneer het je uitkomt.
Onderwerpregel van de e-mail
Lange Nieuwstraat 12: donderdag 18.30 uur of zaterdag 10.00 uur?
Waarom twee tijden? "Wanneer komt het je uit?" geeft de koper een klus: agenda erbij, week overzien, een voorstel doen. De meeste mensen schuiven dat voor zich uit. "Donderdag 18.30 uur of zaterdag 10.00 uur?" vraagt om een antwoord van één woord, en past geen van beide, dan hoor je welke tijd wel past. Hoe dan ook gaat het gesprek over wanneer de bezichtiging is, niet over of die er komt.
Komt de aanvraag uit een Vistura-tour, dan staat hij binnen een paar seconden als melding op je telefoon of computer, met Pro, zodat je reageert terwijl de koper nog naar de woning kijkt. Vanuit de lead zijn "Antwoorden via WhatsApp", "Bellen" en "E-mailen" elk één tik, en het WhatsApp-bericht opent al begonnen met zijn naam en de woning: "Hallo Sanne, bedankt voor je interesse in Lange Nieuwstraat 12." Een lead die na een dag nog wacht, krijgt "Wacht sinds" en telt mee bovenaan de lijst, zodat niemand tussen wal en schip valt.
Gebruik wat hij heeft bekeken voordat je belt
Je weet meer over de koper dan je denkt, nog voor je het nummer intoetst:
- de woning waarnaar hij vroeg, en zijn bericht, woord voor woord;
- waar hij vandaan komt: een portal, de QR-code op het te-koopbord, een doorgestuurde WhatsApp van een vriend, een post op social media;
- bij een tour: welke kamers zijn aandacht vasthielden en naar welke kamer hij vroeg.
Open daarmee het gesprek. "Ben je nog geïnteresseerd?" lokt een ja of nee uit. Beginnen bij de kamer die hem bezighoudt, opent een echt gesprek:
Je vroeg naar de tweede slaapkamer. Die is [3,4 bij 3,1 meter] en heeft [ochtendzon]. Is het voor een thuiswerkplek?
De delen tussen vierkante haken zijn voorbeelden: gebruik de echte gegevens van je woning.
Er is een grens die je niet overgaat. Praat over de kamers en de woning, nooit over minuten of klikken. "Ik zag dat je vier minuten in de keuken was" geeft een koper het gevoel dat hij in de gaten wordt gehouden. "De keuken is vorig jaar vernieuwd en de oven blijft" geeft hem het gevoel dat er goed voor hem wordt gezorgd. Dezelfde informatie, een andere zin.
Ook de herkomst zegt iets. Wie de QR-code op het bord scande, heeft de straat en de buitenkant al gezien. Wie een link van een vriend opende, beslist met iemand anders samen: vraag of ze allebei naar de bezichtiging komen.
Heb je niets van dit alles, bijvoorbeeld bij een kale aanvraag via Funda, lees zijn bericht dan twee keer. Vergelijk daarna de vraagprijs en de kenmerken met de andere woningen die in de buurt te koop staan, want dat zijn de tabbladen die hij open heeft. Een koper die al door een 360°-tour van de woning heeft gelopen, belt met scherpere vragen, en dat maakt deze stap makkelijker.
Met Pro opent elke lead uit een Vistura-tour met het paneel "Voordat je contact opneemt": waar de koper vandaan kwam (een QR-code, WhatsApp, social media, een woningportal, e-mail, een zoekmachine of je website), hoe lang hij in de tour was, de "Tijd per kamer", de kamers die hij leuk vond en de kamer waarnaar hij vroeg, getoond als "Vroeg naar: Keuken". Kopers sturen die vraag met de knop "Vraag over deze kamer" in de tour, dus de kamer staat al in de lead als je de telefoon pakt.
Kwalificeer met vier vragen, plan dan de bezichtiging
Heb je hem aan de lijn, dan vertellen vier vragen je hoe je deze koper aanpakt. Stel ze in een natuurlijke volgorde, niet als een formulier.
| Vraag | Waarom het telt | Wat je met het antwoord doet |
|---|---|---|
| Wanneer wil je verhuizen? | De termijn bepaalt hoe vaak je opvolgt | Binnen een paar maanden: nu plannen. Volgend jaar: toch plannen, daarna maandelijks passend aanbod |
| Hoe financier je: is je maximale hypotheek al berekend, of koop je met eigen geld? | De financiering bepaalt hoe snel hij een bod kan doen | Nog geen hypotheekgesprek gehad: plan de bezichtiging toch, en bied het contact van een hypotheekadviseur aan |
| Moet je eerst je huidige woning verkopen? | Dat verandert wat je de verkoper vertelt | Vraag of zijn woning al te koop staat en bij welke makelaar |
| Wat moet deze woning hebben om te passen? | Zijn wensen vertellen je wat je tijdens de bezichtiging laat zien | Koppel ze aan de kamers die hij bekeek, en noteer ze bij de lead |
Sluit daarna weer af met de twee tijden: "Zal ik je inplannen voor donderdag 18.30 uur?"
Een opvolgschema van 14 dagen voor wie niet reageert
De meeste aanvragen reageren niet op het eerste bericht. Dat is normaal, en geen nee. Hier is een schema om over te nemen. Het is een model om aan je eigen markt aan te passen, geen onderzocht cijfer.
| Dag | Kanaal | Bericht (model) | Doel |
|---|---|---|---|
| 0 | Bericht, bellen, voicemail | De eerste vijf minuten hierboven | De bezichtiging plannen |
| 1 | Bellen op een ander tijdstip, dan een bericht | Eén echt feit dat hij nog niet had: "[De verkopers hebben hun volgende huis al gevonden.]" | Een nieuwe reden geven, geen "even checken" |
| 3 | Bericht of e-mail | Een vergelijkbare woning, of het antwoord op de waarschijnlijke vraag: parkeren, de VvE-bijdrage, scholen in de buurt | Laten zien dat je hebt geluisterd |
| 7 | Bericht | "Ik wil je telefoon niet volspammen. Ben je nog aan het zoeken, of zal ik het even laten rusten?" | Toestemming om door te gaan of te stoppen |
| 14 | Bericht of e-mail | "Ik laat het hierbij. Wil je de Lange Nieuwstraat of iets vergelijkbaars zien, stuur dan gewoon een bericht." | Laatste directe poging |
| Maandelijks | Nieuw passend aanbod, alleen als hij daarmee instemde | In beeld blijven zonder achter hem aan te zitten |
Drie regels laten het werken:
- Stop zodra iemand erom vraagt. Geen laatste bericht, geen "nog even ter bevestiging".
- Wissel het tijdstip van bellen. Wie tussen de middag nooit opneemt, neemt om 18.00 uur misschien wel op.
- Elk bericht brengt iets nieuws. Een feit, een woning, een antwoord. Heb je niets nieuws, wacht dan op de volgende stap in het schema.
Wat de wet zegt. Antwoorden op de aanvraag die iemand je stuurde, hoort bij het gesprek dat hij zelf begon. Hem ander aanbod sturen is iets anders. Artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet verbiedt ongevraagde commerciële communicatie via elektronische berichten, tenzij je kunt aantonen dat de ontvanger vooraf toestemming gaf, en past dat bij particulieren ook toe op andere middelen, zoals bellen. Vraag het dus ("Zal ik je vergelijkbare woningen sturen als die binnenkomen?") en noteer het antwoord bij de lead. Volgens de AVG moet je toestemming kunnen aantonen (artikel 7), en maakt iemand bezwaar tegen direct marketing, dan gebruik je zijn gegevens daar niet meer voor (artikel 21).
Na de bezichtiging: de opvolging die tot een bod leidt
Stuur dezelfde dag één bericht over de kamer die hem bezighield:
Bedankt dat je de Lange Nieuwstraat kwam bekijken. Wat vond je van de keuken?
Stel daarna, in zijn antwoord of aan de telefoon, de vraag die het bezwaar boven tafel haalt: "Is er iets wat je tegenhoudt om een bod te doen?" Twijfel over de prijs, zorgen over de bouwkundige keuring of een partner die het huis nog niet zag: het is allemaal op te lossen, maar pas als je het weet.
Is het antwoord nee, noteer dan de reden: prijs, ligging, oppervlakte of elders gekocht. Die redenen geef je door aan de verkoper, en een verkoper die heldere feedback krijgt, vertrouwt je als het gesprek over de vraagprijs komt. Zo kom je ook aan je volgende verkoopopdrachten.
Na een open huis werkt het precies zo: dezelfde dag een bericht, en daarna het schema van 14 dagen voor wie niet reageert.
Houd elke lead bij in fases
Een lead zonder fase en zonder volgende datum is een lead die je vergeet. Werk met zes fases en zet een lead pas door als de voorwaarde klopt:
| Fase | Gaat door als | Volgende actie |
|---|---|---|
| Nieuw | Je hebt hem bereikt (een antwoord of een gesprek) | Binnen vijf minuten reageren |
| Gecontacteerd | Er is een bezichtigingstijd afgesproken | De datum voor het volgende contact zetten |
| Bezichtiging gepland | Hij heeft de woning gezien | De dag ervoor bevestigen |
| Bod | Het bod is geaccepteerd of ingetrokken | Beide kanten op de hoogte houden |
| Gewonnen | De koop is rond | Vragen om een review en om namen |
| Verloren | Je hebt de reden genoteerd | Maandelijks aanbod, als hij instemde |
De regel die alles bij elkaar houdt: elke open lead heeft een datum voor het volgende contact.
Besteed daarna één keer per week 15 minuten aan vier cijfers:
- De mediane tijd tot je eerste reactie.
- Het aandeel aanvragen dat je echt hebt gesproken.
- Het aandeel dat een bezichtiging plande.
- Het aandeel bezichtigingen dat tot een bod leidde.
Dat is je conversie, stap voor stap. Een trage eerste reactie, weinig gesprekken of bezichtigingen die nooit een bod opleveren, wijzen elk naar een andere oplossing, en de cijfers laten zien in welke stap leads weglekken.
De leads-inbox van Vistura werkt precies met deze fases: Nieuw, Gecontacteerd, Bezichtiging gepland, Bod, Gewonnen en Verloren. Elke lead heeft privénotities en een datum bij "Opvolgen op" die je met één tik zet ("Morgen", "Over 3 dagen", "Volgende week"), en het filter "Vandaag contact opnemen" laat zien wie aan de beurt is. Kopers kunnen in de tour zelf een bezichtiging boeken op een vrij moment in je bezichtigingsagenda, en die komt binnen als lead met een e-mail en een agendabestand, al voorbij de eerste fase. Ook de verkoper volgt de tour en de cijfers, waardoor je updates aan de verkoper iets concreets laten zien. Dit alles zit in Pro, voor de oprichtersprijs van US$24 per maand, of US$19 per maand bij jaarlijkse betaling, tot 31 december 2026 (daarna US$29 en US$24), en die prijs blijft van jou zolang je het abonnement houdt. Business voegt gedeelde leads en huisstijl toe voor makelaarskantoren, met 3 personen inbegrepen, voor US$49 of US$39 per maand tegen de oprichtersprijs (daarna US$59 en US$49). Met Gratis probeer je het uit: 3 tours tegelijk online, met elke lead compleet.
Fouten waardoor je aanvragen verliest
- Vragen "wanneer komt het je uit?" in plaats van twee tijden aanbieden.
- De brochure sturen zonder vraag erin. Hij heeft iets om te lezen, maar geen reden om te antwoorden.
- Eén poging, en dan wachten tot hij zich weer meldt.
- "Even checken"-berichten zonder iets nieuws.
- Leads kopen voordat je meet hoeveel je omzet van de aanvragen die je al krijgt. Gekochte leads zijn kouder dan iemand die naar jouw woning vroeg, dus verbeter eerst je opvolging.
Waar je morgen begint
- Zet de drie berichten (WhatsApp, voicemail, onderwerpregel) in je telefoon.
- Zet op je telefoon meldingen aan voor nieuwe aanvragen uit al je kanalen, zodat de vijf minuten beginnen zodra iemand op "versturen" drukt.
- Geef vandaag elke open lead een datum voor het volgende contact.
- Bekijk de vier cijfers aanstaande vrijdag, en de vrijdag daarna opnieuw.
Veelgestelde vragen
Moet ik een nieuwe lead eerst bellen of eerst een bericht sturen?
Eerst een bericht, dan een of twee minuten later bellen. Het bericht geeft twee bezichtigingstijden waarop iemand met één woord kan antwoorden, en het telefoontje bereikt wie liever praat. Krijg je de voicemail, verwijs dan naar je bericht.
Wat doe ik als een aanvraag alleen een e-mailadres heeft?
Antwoord binnen een paar minuten per e-mail, met de woning en twee bezichtigingstijden in de onderwerpregel en één vraag in de tekst. Vraag alleen om een telefoonnummer als dat de koper helpt, bijvoorbeeld om de bezichtiging op de dag zelf te bevestigen.
Hoe volg ik iemand op die eigenlijk een ander huis zoekt?
Vraag wat er niet paste, noteer dat als zijn wensen en stuur twee of drie woningen die erbij passen voordat je een bezichtiging voorstelt. Houd hetzelfde ritme aan als bij elke andere lead, met in elk bericht een woning of een feit dat hij nog niet kende.
Mag ik iemand die maanden geleden reageerde nog andere woningen sturen?
Alleen met toestemming. Antwoorden op zijn eigen aanvraag is iets anders dan hem ongevraagd ander aanbod sturen. Volgens de Telecommunicatiewet (artikel 11.7) mag dat per e-mail, sms of WhatsApp alleen als je kunt aantonen dat hij vooraf toestemming gaf. Vraag het dus, leg het antwoord vast en stop zodra hij dat vraagt.
Wanneer stop ik met opvolgen?
Meteen als iemand daarom vraagt. Anders na een laatste bericht rond dag 14 waarin je zegt dat je het hierbij laat. Daarna alleen nog een maandelijkse mail met passend aanbod, en alleen als hij daarmee heeft ingestemd.
