Leads para imobiliária: como transformar pedidos em visitas

Os leads para imobiliária só dão negócio quando acabam numa visita marcada: responda em menos de cinco minutos, por WhatsApp e por telefone, proponha duas horas de visita em vez de perguntar quando dá jeito, e siga um plano fixo de 14 dias com quem não responde. Este guia dá as mensagens prontas a usar, o plano dia a dia e as fases para acompanhar cada contacto, quer o pedido venha do idealista, do Imovirtual, do site da agência ou de um tour virtual.

Porque é que a primeira resposta decide tanto

Imagine o momento em que a pessoa carrega em "enviar". Ainda está no anúncio, provavelmente com mais três imóveis abertos noutros separadores. O que lhe chegar nos minutos seguintes compete com esses separadores, e o consultor que responde primeiro costuma ficar com a conversa.

Por isso, cada mensagem tem um único objetivo: o passo seguinte. Uma hora de visita, a resposta à pergunta que fizeram ou a data do próximo contacto. Uma mensagem sem passo seguinte é uma mensagem fácil de ignorar.

Comece por uma mensagem de WhatsApp, que a pessoa lê sem ter de atender, e ligue logo a seguir.

Os primeiros cinco minutos, passo a passo

Quando chega um pedido novo, siga estes cinco passos por ordem:

1. WhatsApp ou SMS primeiro. O nome da pessoa, o imóvel, que continua disponível (só se for verdade) e duas horas de visita.
2. Ligue um ou dois minutos depois. Muita gente atende quando já sabe quem está a ligar.
3. Sem resposta? Deixe uma mensagem de voz de 20 segundos que remeta para o WhatsApp.
4. Só tem o email? Acontece com alguns pedidos de portais. Responda por email com as mesmas duas horas e uma pergunta.
5. Anote o que aconteceu e marque a data do próximo contacto antes de pousar o telemóvel.

Aqui estão as três mensagens. Troque os nomes e os pormenores, e mantenha-as assim curtas.

Primeira mensagem

Olá Ana, é o Rui, da Casa Atlântico. Obrigado pelo interesse no T2 da Rua de Cedofeita. Continua disponível. Posso mostrá-lo quinta às 18h30 ou sábado às 10h. Alguma destas lhe dá jeito?

Mensagem de voz

Olá Ana, é o Rui, da Casa Atlântico, sobre o T2 da Rua de Cedofeita. Acabei de lhe enviar duas horas de visita por WhatsApp. Responda por lá quando puder.

Assunto do email

T2 Rua de Cedofeita: quinta às 18h30 ou sábado às 10h?

Porquê duas horas? "Quando lhe dá jeito?" entrega ao comprador uma tarefa: ver a agenda, pensar na semana, escrever uma proposta. A maioria adia. "Quinta às 18h30 ou sábado às 10h?" pede uma resposta de uma palavra e, se nenhuma servir, a pessoa diz qual serve. Em qualquer dos casos, a conversa passa a ser sobre a visita, e não sobre se vale a pena fazê-la.

Quando o pedido vem de um tour Vistura, chega ao telemóvel ou ao computador em segundos, como alerta no Pro, e responde enquanto a pessoa ainda está a ver a casa. No contacto, "Responder por WhatsApp", "Ligar" e "Email" estão a um toque, e a mensagem de WhatsApp abre já começada com o nome e o imóvel: "Olá Ana, obrigado pelo seu interesse em T2 Rua de Cedofeita." Qualquer contacto por responder há mais de um dia fica marcado com "À espera desde" e contado no topo da lista, para que ninguém fique esquecido.

Use o que a pessoa viu antes de ligar

Sabe mais sobre o comprador do que pensa, antes de marcar o número:

• o imóvel que pediu e a mensagem que escreveu, palavra por palavra;
• de onde veio: um portal, o QR code na placa "Vende-se", um WhatsApp reencaminhado por um amigo, uma publicação nas redes;
• com um tour, as divisões que prenderam a atenção e a divisão sobre a qual perguntou.

Use isso para abrir a chamada. "Ainda está interessada?" convida a um sim ou a um não. Abrir com a divisão que lhe interessa começa uma conversa a sério:

Perguntou pelo segundo quarto. Tem [3,4 por 3,1 metros] e apanha [o sol da manhã]. É para escritório?

O que está entre parênteses retos são exemplos: use os dados reais do seu imóvel.

Há uma linha que não convém passar. Fale das divisões e da casa, nunca de minutos ou cliques. "Vi que passou quatro minutos na cozinha" faz o comprador sentir-se vigiado. "A cozinha foi remodelada no ano passado e o forno fica" faz com que se sinta bem atendido. A mesma informação, outra frase.

A origem também diz alguma coisa. Quem leu o QR code da placa já viu a rua e o prédio. Quem abriu um link que um amigo partilhou tem mais alguém na decisão, por isso pergunte se vêm os dois à visita.

Se não tiver nada disto, por exemplo num pedido simples do idealista, leia a mensagem duas vezes. Depois compare o preço e as características com os outros imóveis à venda na zona, porque são esses os separadores que a pessoa tem abertos. Um comprador que já viu um tour virtual 360 no anúncio chega à chamada com perguntas mais concretas, o que facilita este passo.

No Pro, cada contacto enviado de um tour Vistura abre com o painel "Antes de o contactar": de onde veio a pessoa (QR code, WhatsApp, redes sociais, portal imobiliário, email, motor de busca ou o seu site), quanto tempo passou no tour, o "Tempo em cada divisão", as divisões de que gostou e a divisão sobre a qual perguntou, mostrada como "Perguntou sobre: Cozinha". O comprador envia essa pergunta com o botão "Perguntar sobre esta divisão" dentro do tour, por isso a divisão já está no contacto quando pega no telemóvel.

Qualifique em quatro perguntas e marque a visita

Já em conversa, quatro perguntas dizem como tratar este comprador. Faça-as numa ordem natural, não como um formulário.

Feche com as duas horas outra vez: "Fica marcado para quinta às 18h30?"

Um plano de 14 dias para quem não responde

A maioria dos pedidos não responde à primeira mensagem. É normal, não é um não. Eis um plano que pode copiar. É um modelo para adaptar ao seu mercado, não um número estudado.

Três regras fazem isto funcionar:

• Pare logo que a pessoa peça. Sem última mensagem, sem "só para confirmar".
• Mude a hora das chamadas. Quem nunca atende à hora de almoço pode atender às 19h.
• Cada mensagem traz algo novo. Um dado, um imóvel, uma resposta. Se não tem nada de novo, espere pelo passo seguinte do plano.

O que diz a lei em Portugal. Responder ao pedido que a pessoa enviou faz parte da conversa que ela começou. Enviar-lhe outros imóveis já é outra coisa: a Lei n.º 41/2004, art. 13.º-A sujeita a consentimento prévio e expresso o envio de comunicações não solicitadas para marketing direto por correio eletrónico, "incluindo SMS", e "outros tipos de aplicações similares". Pergunte antes ("Quer que lhe envie imóveis parecidos quando aparecerem?") e registe a resposta no contacto. O RGPD exige que quem trata dados com base no consentimento o possa demonstrar (art. 7.º) e, se a pessoa se opuser à comercialização direta, os dados deixam de ser usados para esse fim (art. 21.º).

Depois da visita: o seguimento que leva a uma proposta

No próprio dia, envie uma mensagem sobre a divisão que interessava à pessoa:

Obrigado por ter vindo ver o T2 de Cedofeita. O que achou da cozinha?

Depois, na resposta ou ao telefone, faça a pergunta que traz a objeção à superfície: "Há alguma coisa que a impeça de fazer uma proposta?" Uma dúvida sobre o preço, receio da avaliação do banco ou alguém da família que ainda não viu a casa, tudo isso se resolve, mas só depois de o saber.

Se a resposta for não, registe o motivo: preço, localização, área ou já comprou noutro lado. Esses motivos são o que reporta ao proprietário, e um proprietário que recebe feedback claro confia em si quando chega a conversa sobre o preço. Essa confiança é também o caminho para angariar mais imóveis.

Depois de um dia de casa aberta, aplica-se o mesmo padrão: uma mensagem no próprio dia, e o plano de 14 dias acima para quem não responder.

Acompanhe cada contacto por fases

Um contacto sem fase e sem data seguinte é um contacto que vai esquecer. Use seis fases e só avance um contacto quando a condição for verdadeira:

A regra que segura tudo: cada contacto em aberto tem uma data de próximo contacto.

Depois, uma vez por semana, dedique 15 minutos a quatro números:

1. Tempo mediano até à primeira resposta.
2. Percentagem de pedidos com quem chegou a falar.
3. Percentagem que marcou visita.
4. Percentagem de visitas que deu proposta.

É a conversão dos seus leads, passo a passo. Uma primeira resposta lenta, poucas conversas ou visitas que nunca dão proposta apontam cada uma para uma correção diferente, e os números mostram qual o passo que perde contactos.

A caixa de contactos da Vistura funciona exatamente nestas fases: Novo, Contactado, Visita marcada, Proposta, Ganho e Perdido. Cada contacto tem notas privadas e uma data "Voltar a contactar a" que define com um toque ("Amanhã", "Daqui a 3 dias", "Próxima semana"), e o filtro "A contactar hoje" mostra quem está na vez. O comprador pode marcar a visita dentro do tour, numa hora livre da sua agenda de visitas, e ela chega como contacto com email e ficheiro de calendário, já depois da primeira fase. O proprietário também acompanha o tour e os números, o que dá às suas atualizações algo concreto para mostrar. Tudo isto vem com o Pro, ao preço de fundador de US$24 por mês, ou US$19 por mês com pagamento anual, até 31 de dezembro de 2026 (depois US$29 e US$24), e fica enquanto mantiver a subscrição. O Business junta contactos e marca partilhados para agências, com 3 pessoas incluídas, a US$49 ou US$39 por mês no preço de fundador (depois US$59 e US$49). O plano Grátis é a forma de experimentar: 3 tours online ao mesmo tempo, com todos os contactos completos.

Erros que fazem perder pedidos

• Perguntar "quando lhe dá jeito?" em vez de propor duas horas.
• Enviar a ficha do imóvel sem nenhuma pergunta. Dá algo para ler e nenhuma razão para responder.
• Uma tentativa e depois esperar que a pessoa volte.
• Mensagens "só para saber" que não trazem nada de novo.
• Comprar leads antes de medir quanto converte dos pedidos que já recebe. Leads comprados chegam mais frios do que alguém que perguntou pelo seu imóvel, por isso corrija primeiro o seguimento.

Por onde começar amanhã

• Guarde as três mensagens (WhatsApp, voz, assunto do email) no telemóvel.
• Ative no telemóvel os alertas de pedidos novos de todos os canais onde recebe contactos, para que os cinco minutos comecem quando a pessoa carrega em "enviar".
• Dê hoje uma data de próximo contacto a cada contacto em aberto.
• Veja os quatro números na próxima sexta-feira, e de novo na sexta seguinte.

Perguntas frequentes

Devo ligar ou enviar mensagem primeiro a um contacto novo?

Mensagem primeiro, de preferência por WhatsApp, e chamada um ou dois minutos depois. A mensagem dá duas horas de visita a que a pessoa responde com uma palavra, e a chamada apanha quem prefere falar. Se cair no correio de voz, remeta para a mensagem.

O que fazer quando o pedido só traz um email?

Responda por email em poucos minutos, com o imóvel e duas horas de visita no assunto e uma única pergunta no corpo. Peça o telemóvel só se isso ajudar a pessoa, por exemplo para confirmar a visita no próprio dia.

E se o comprador quiser uma casa diferente da que pediu?

Pergunte o que não encaixou, anote como requisitos e envie dois ou três imóveis que cumpram esses requisitos antes de sugerir uma visita. Mantenha o mesmo ritmo de qualquer outro contacto, com cada mensagem a trazer uma casa ou um dado novo.

Posso enviar outros imóveis a quem pediu informações há meses?

Só com consentimento. Responder ao pedido que a pessoa fez é uma coisa; enviar outros imóveis por email, SMS ou WhatsApp é marketing direto e, em Portugal, a Lei n.º 41/2004 exige consentimento prévio e expresso. Pergunte, registe a resposta e pare logo que a pessoa o peça.

Quando devo deixar de insistir?

De imediato, se a pessoa pedir. Caso contrário, depois de uma última mensagem por volta do dia 14 a dizer que fica por ali, passe-a para um email mensal com imóveis à medida, mas só se ela aceitou recebê-lo.