CRM immobilier : quel logiciel choisir pour votre agence
Ce qu'un CRM immobilier doit faire, ce que coûte un logiciel d'agence en HT, comment arrivent les contacts SeLoger et leboncoin, et ce que dit la CNIL.
Un CRM immobilier est l'endroit où vivent tous les contacts, les clients et les prochaines étapes de votre agence, pour qu'aucun acquéreur n'attende une réponse et qu'aucun ancien client ne soit oublié. Ce guide montre ce qu'il doit faire, ce que coûte un logiciel de transaction en HT, comment arrivent les contacts de SeLoger et de leboncoin, ce que dit la CNIL sur leur conservation, et comment tester un logiciel en 30 minutes.
Ce qu'un CRM immobilier doit faire
En France, on achète rarement un CRM seul. Il se trouve en général dans le logiciel de transaction, avec les biens, les mandats et la multidiffusion vers les portails. La partie CRM, c'est la mémoire de l'agence : qui a écrit, pour quel bien, et ce qui doit se passer ensuite.
Un logiciel CRM immobilier doit faire sept choses :
- Réunir chaque contact au même endroit : SeLoger, leboncoin, Bien'ici, le site de l'agence, le téléphone, WhatsApp et vos visites virtuelles.
- Tenir une fiche par personne, avec chaque bien sur lequel elle a écrit.
- Montrer l'étape où en est chaque contact.
- Donner une prochaine date de contact et la liste de ce qui est à faire aujourd'hui.
- Répondre depuis le téléphone en un geste, même entre deux visites.
- Garder les critères de recherche (secteur, budget, pièces) pour le rapprochement avec vos nouveaux mandats, si la personne est d'accord.
- Dans un logiciel de transaction : gérer les biens et leur multidiffusion sur les portails.
Un outil qui ne fait que stocker des noms coche les deux premiers points. Les cinq autres décident si, le vendredi, vous savez encore qui rappeler le lundi.
Ce que coûte un logiciel pour agence immobilière
Les prix ci-dessous viennent des sites des éditeurs, lus le 8 novembre 2026. Chaque prix dit s'il est HT, ou que le site ne le précise pas.
| Type | Exemple (lu le 8 novembre 2026) | Pour qui | À demander avant de payer |
|---|---|---|---|
| Excel ou Google Sheets | Gratuit | Un agent seul, peu de contacts ouverts | Qui vous rappelle les relances ? Comment travailler à plusieurs ? |
| CRM généraliste gratuit | HubSpot : « jusqu'à 2 utilisateurs, 1 000 contacts », « Aucune carte bancaire requise » | Essayer des étapes sans frais | Ni biens, ni mandats, ni portails |
| Logiciel de transaction, prix d'appel | Hektor, de La Boîte Immo : « à partir de 79€ HT/mois » | Agences qui diffusent sur les portails | Ce que couvre le socle, le prix par négociateur, les options |
| CRM immobilier par pack | Apimo : CRM AI 89 € par mois, CRM AI+ 139 € par mois ; le site ne précise pas HT ou TTC | Agences qui veulent la remontée des contacts | HT ou TTC ? Par utilisateur ou par agence ? |
| L'outil de votre réseau | Fourni par le réseau | Mandataires | À qui sont les contacts si vous partez ? |
Avec la TVA à 20 %, les 79 € HT d'Hektor font 94,80 € TTC (notre calcul). Mais « à partir de » désigne un plancher : la page ne dit pas si ce prix vaut pour l'agence ou pour chaque négociateur, et la facture monte avec l'équipe et les options. Demandez un devis écrit.
Un CRM immobilier gratuit sert à essayer des étapes et des relances. Si vous cherchez un logiciel immobilier gratuit qui gère aussi les mandats et la multidiffusion, sachez que les éditeurs dont nous avons lu les pages font payer un abonnement pour cela.
Comment arrivent les contacts de SeLoger et de leboncoin
Voici ce que les portails écrivent eux-mêmes sur les contacts qu'ils vous envoient.
leboncoin. Son aide aux professionnels (lue le 8 novembre 2026) explique que les demandes arrivent par e-mail à l'adresse donnée à la création du compte pro, et, dans plusieurs catégories dont l'immobilier, aussi par la messagerie leboncoin. Les e-mails : « Ils récapitulent les coordonnées de l'utilisateur ainsi que la référence de l'annonce et sa localité ». Tous les contacts se retrouvent « sur l'onglet Contacts de votre compte pro », et « vous pouvez exporter, au format excel, les contacts de vos annonces en ligne ». Avant de compter sur ce fichier pour changer de logiciel, vérifiez en démo que le nouveau l'importe. Attention : l'export porte sur les annonces « en ligne au moment de l'export ».
SeLoger. La fiche de l'application pro MySeLogerPro, publiée par Digital Classifieds France, promet : « vos contacts arrivent en temps réel avec des notifications instantanées », et « Répondez directement depuis votre téléphone par appel ou email ».
Les éditeurs. Apimo, par exemple, annonce sur son site une « Remontée automatique des leads » dans ses deux packs. C'est l'éditeur qui le dit de son produit.
En démo, posez donc trois questions. Comment un contact SeLoger ou leboncoin arrive-t-il dans le logiciel : lecture de l'e-mail, passerelle ou import d'un export ? Combien de temps faut-il pour qu'il apparaisse ? Le message et la référence de l'annonce arrivent-ils avec lui ?
Ce qu'un contact doit apporter avant le premier appel
Testez chaque logiciel sur un vrai contact. Voici ce que vous devriez voir avant de décrocher :
| Champ | Pourquoi il compte |
|---|---|
| Bien et référence de l'annonce | Vous savez tout de suite de quoi vous parlez |
| Message mot pour mot | La personne a déjà posé sa question |
| Source (SeLoger, leboncoin, panneau ou QR code, recommandation, réseaux sociaux, visite virtuelle) | Vous voyez ce que rapporte votre marketing |
| Ce qu'elle a regardé | Votre première phrase au téléphone |
| Critères de recherche | Pour proposer le prochain bien qui colle |
| Consentement à la prospection (oui ou non) | Si vous pouvez lui envoyer d'autres biens |
| Étape | Où en est le contact |
| Prochaine date | Quand vous le rappelez |
| Négociateur responsable | Qui répond dans l'agence |
La plupart des logiciels remplissent les deux premières lignes à partir de la demande. La source et ce que la personne a regardé sont les lignes qui manquent le plus souvent. Pour le téléphone, les règles ont changé le 11 août 2026 : les règles d'appel en vigueur sont dans notre guide pour relancer les leads immobilier.
Les contacts reçus par une visite virtuelle Vistura apportent davantage. Sur toutes les offres, chaque contact arrive complet, avec la visite, le message et la mention « Accepté » ou « Non accepté » pour recevoir d'autres biens, et sous « Répondre », les boutons « WhatsApp », « Appeler » et « E-mail » vous mettent en relation en un geste. Sur Pro, le panneau « Avant de prendre contact » ajoute les deux lignes qui manquent ailleurs : la source (QR code, portails immobiliers, réseaux sociaux ou votre site web, par exemple) et ce que la personne a regardé, avec la durée de la consultation, le « Temps passé dans chaque pièce », les pièces aimées et la pièce sur laquelle elle a posé une question. Vous appelez en parlant de la cuisine qu'elle a regardée deux minutes, pas avec « vous nous aviez écrit ».
Étapes et dates pour qu'aucun contact ne refroidisse
Six étapes suffisent : Nouveau, Contacté, Visite réservée, Offre, Gagné, Perdu. Plus important que leurs noms, une règle : chaque contact ouvert a une prochaine date. Un contact sans date est un contact que vous oublierez.
Suivez un seul chiffre par semaine : le temps jusqu'à la première réponse. Le tableau des étapes, avec le moment où faire avancer un contact, se trouve dans relancer les leads immobilier. Un logiciel qui ne montre pas sur un seul écran qui appeler aujourd'hui échoue ici.
Pour les contacts de vos visites virtuelles, Vistura fait ce travail sur Pro : chaque contact avance dans les mêmes six étapes, vos notes privées gardent ce qu'il vous a dit, « Relancer le » fixe la date en une touche (« Demain », « Dans 3 jours », « La semaine prochaine ») et le filtre « À contacter aujourd'hui » devient votre liste d'appels. Répondre à un nouveau contact le passe en « Contacté », l'alerte arrive sur votre téléphone ou votre ordinateur en quelques secondes, et une visite réservée depuis la visite virtuelle arrive en « Visite réservée ». Pro coûte 24 dollars US par mois, ou 19 dollars US en paiement annuel, au prix fondateur jusqu'au 31 décembre 2026 (ensuite 29 et 24), gardé tant que l'abonnement est actif. Business partage visites, contacts et notes dans toute l'agence, 3 personnes incluses, à 49 ou 39 dollars US par mois au prix fondateur (ensuite 59 et 49). L'offre Gratuit sert à essayer : 3 visites en ligne à la fois, chaque contact complet.
Choisir selon d'où viennent vos clients
Le bon logiciel dépend de l'endroit d'où viennent vos mandats et vos acquéreurs :
| Votre source principale | Ce qu'il faut regarder dans le logiciel |
|---|---|
| Recommandations et anciens clients | Des dates pour garder le contact, des notes sur chaque personne |
| SeLoger, leboncoin et autres portails | La remontée des contacts, les notifications, la répartition dans l'équipe |
| Panneaux et QR codes | La source inscrite sur le contact |
| Visites virtuelles et réseaux sociaux | Ce que la personne a regardé |
| Visites groupées | Une saisie rapide sur le téléphone, sur place |
| Vous êtes mandataire dans un réseau | L'outil fourni : pouvez-vous exporter vos contacts et les garder si vous partez ? |
Vos anciens clients sont aussi vos prochains mandats, comme l'explique notre guide de prospection immobilière. Si beaucoup de contacts viennent du panneau, un code par bien vous dit lequel a fonctionné : la méthode est dans QR code immobilier. Et si vos biens ont une visite virtuelle, ce que la personne a regardé devient la ligne la plus utile de toute la fiche.
RGPD et CNIL : combien de temps garder un contact
Le RGPD, à l'article 5.1.e, veut que les données soient « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ».
La CNIL donne un repère concret. Son référentiel sur la gestion des activités commerciales indique que « les données à caractère personnel relatives à un prospect non client peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect ». Une demande de documentation ou un clic sur un lien compte comme contact ; « la simple ouverture d'un courriel » ne compte pas. Au bout de trois ans, vous pouvez demander à la personne si elle souhaite continuer à recevoir vos sollicitations ; sinon, ses données sont supprimées ou archivées.
Pour un acquéreur qui n'a jamais acheté, trois ans sont donc un plafond, pas un objectif. Choisissez votre durée et demandez au logiciel comment il supprime. Envoyer d'autres biens par e-mail relève d'une autre règle, le consentement : elle est expliquée dans relancer les leads immobilier. Ce n'est pas un conseil juridique.
Dans Vistura, la durée est un réglage, sur toutes les offres : dans « Plus d'actions » (les trois points au-dessus de la liste des contacts), « Durée de conservation des contacts » propose « Jusqu'à ce que je les supprime », 6, 12 ou 24 mois, et les contacts plus anciens sont supprimés automatiquement. L'application conseille : « Exportez-les d'abord si vous voulez une copie. » Le bouton de téléchargement (au survol, par exemple « Exporter 24 contacts (CSV) ») donne un fichier pour Excel ou Google Sheets avec la date, le statut, le nom, l'e-mail, le téléphone, le message, le consentement marketing, les notes et la date de relance, à reprendre dans le logiciel de transaction de l'agence s'il importe ce format. Dans le formulaire de la visite, l'acquéreur lit que ses coordonnées vous sont transmises et que « Vistura les conserve pour le compte de l'agent », et le champ « Votre politique de confidentialité (facultatif) » lui donne accès à la vôtre.
Testez n'importe quel CRM immobilier en 30 minutes
Utilisez l'essai ou la démo pour ces sept étapes, avec de vraies données :
- Exportez vos contacts leboncoin au format Excel, importez-en 20 dans l'essai et vérifiez les noms, les téléphones et les références d'annonce.
- Envoyez-vous un contact test depuis une de vos annonces SeLoger ou leboncoin, et chronométrez le temps qu'il met à apparaître.
- Répondez depuis le téléphone en un geste.
- Donnez une date à cinq contacts et trouvez « aujourd'hui » sur un seul écran.
- Exportez tout et ouvrez le fichier.
- Supprimez une personne et vérifiez qu'elle a bien disparu.
- Faites le total : prix HT par négociateur, multidiffusion et options, TVA, durée d'engagement.
Un logiciel qui échoue aux étapes 5 ou 6 échoue tout court : vous ne pourrez ni en sortir proprement ni répondre à une demande de suppression.
Par où commencer cette semaine
Notez d'où sont venus vos 20 derniers clients. Avec les deux tableaux, choisissez le type de logiciel qui correspond à ces sources. Demandez ensuite un devis HT écrit à deux éditeurs, avec la durée d'engagement, et faites le test de 30 minutes chez l'un d'eux. Au bout d'une semaine, vous saurez si vous signez ou si Excel suffit encore.
Questions fréquentes
Existe-t-il un CRM immobilier gratuit ?
Oui pour les CRM généralistes : HubSpot propose jusqu'à 2 utilisateurs et 1 000 contacts selon sa page lue le 8 novembre 2026. Il ne gère ni les biens ni la multidiffusion. Pour cela, les éditeurs dont nous avons lu les pages demandent un abonnement.
Puis-je récupérer mes contacts leboncoin dans un autre logiciel ?
leboncoin permet d'exporter au format Excel les contacts de vos annonces en ligne, depuis l'onglet Contacts du compte pro. Vérifiez ensuite que votre logiciel sait importer ce fichier, et faites l'export avant de retirer une annonce.
Combien de temps garder les coordonnées d'un acquéreur qui n'a pas acheté ?
Le référentiel de la CNIL retient trois ans au plus, à compter de la collecte ou du dernier contact venu de la personne. Un e-mail simplement ouvert ne compte pas comme un contact. Fixez votre propre durée ; ce n'est pas un conseil juridique.
Je suis mandataire : mes contacts me suivent-ils si je change de réseau ?
Cela dépend de votre contrat avec le réseau. Posez la question avant de signer, et vérifiez dès le premier mois que l'outil fourni vous laisse exporter vos contacts.
