CRM para imobiliárias: o que deve fazer e quanto custa

Um CRM para imobiliárias é o sítio onde ficam todos os pedidos de contacto, clientes e próximos passos, para que nenhum comprador fique sem resposta e nenhum antigo cliente seja esquecido. Este guia mostra o que um CRM imobiliário tem de fazer, como diferem as opções em Portugal (um CRM, um software imobiliário, a ferramenta da rede ou uma folha de Excel), quanto custam e um teste de 30 minutos para fazer antes de pagar.

O que um CRM imobiliário tem de fazer

Um CRM imobiliário guarda uma ficha por pessoa, com os imóveis que pediu, a fase em que está e a data do próximo contacto. O trabalho dele é simples: garantir que quem levantou a mão não fica à espera. Tudo o resto serve para isso.

Na prática, faz sete coisas:

1. Recebe todos os pedidos num só sítio: idealista, Imovirtual, site, telefone, WhatsApp, tour.
2. Guarda uma ficha por pessoa, com todos os imóveis sobre os quais perguntou.
3. Mostra a fase de cada contacto.
4. Dá a cada contacto em aberto uma data para o próximo passo e mostra a lista de hoje.
5. Deixa responder pelo telemóvel com um toque, a começar pelo WhatsApp, o canal habitual com compradores em Portugal.
6. Diz de onde vêm os negócios que fecha.
7. Num software imobiliário, gere também os imóveis e a exportação para os portais.

O que faz as seis primeiras é um CRM, chame-lhe o fornecedor o que quiser. A sétima é o que separa um CRM de um software imobiliário.

CRM, software imobiliário ou a ferramenta da rede: o que existe em Portugal

Em Portugal, "CRM imobiliário" quase sempre quer dizer um software completo: imóveis, clientes, site e exportação para os portais. Ao lado dele há opções mais simples, e quem trabalha numa rede já recebe uma.

A eGO diz na página inicial que permite anunciar em mais de 200 portais, e na página de preços a integração de contactos das campanhas de Facebook e Instagram aparece como subscrição adicional nos planos Base e Start. A Casafari escreveu em 2022 que o seu plano grátis exportava para o idealista, o Imovirtual, a Listglobally e a Rightmove, e que o importador de contactos, que guarda as mensagens que chegam do site ou dos portais, estava no plano Premium (Casafari, maio de 2022). Os planos podem ter mudado desde então: confirme na demonstração.

Na eGO, todos os planos dizem "Contact us" em vez de um preço. Quando for assim, peça-o por escrito, com o preço por utilizador, o que é pago à parte (site, exportação, importação de pedidos) e a taxa de instalação.

O que um contacto deve trazer antes da primeira chamada

A melhor forma de avaliar um CRM é abrir um contacto e perguntar: sei o suficiente para ligar a esta pessoa agora?

Um pedido feito num anúncio já traz o imóvel e a mensagem. A origem e o que a pessoa viu são as que faltam na maioria dos contactos, e são as que mudam o início da conversa. Como usá-las ao telefone sem parecer que esteve a vigiar está no guia de leads para imobiliária.

Um contacto de um tour da Vistura chega com as primeiras linhas preenchidas, em qualquer plano: o imóvel, a mensagem e se a pessoa marcou a caixa opcional para receber novidades sobre outros imóveis. No Pro, o painel "Antes de o contactar" junta as duas linhas que faltam à maioria dos contactos: a origem (código QR, WhatsApp e mensagens, redes sociais, portais imobiliários, email, motores de pesquisa ou o seu site) e o que a pessoa viu, com o tempo em cada divisão, as divisões de que gostou e a divisão sobre a qual perguntou, como "Perguntou sobre: Cozinha".

Fases e datas: o que impede um contacto de arrefecer

Seis fases chegam para quase todas as vendas: novo, contactado, visita marcada, proposta, ganho, perdido. Mais do que isso raramente ajuda. O que ajuda é uma regra: cada contacto em aberto tem uma data. Um contacto sem data é um contacto a quem ninguém vai ligar.

Depois, veja um número por semana: o tempo mediano entre o pedido e a primeira resposta. Se subir, o problema não é o CRM, é o hábito.

A tabela completa, com quando passar cada contacto à fase seguinte, está em leads para imobiliária. O teste aqui é curto: o CRM mostra "a quem ligo hoje" num só ecrã? Se não mostra, falha no essencial.

A Vistura passa este teste nos contactos dos seus tours. No Pro, os Leads usam as mesmas seis fases ("Novo", "Contactado", "Visita marcada", "Proposta", "Ganho", "Perdido"), cada contacto recebe com um toque uma data "Voltar a contactar a" ("Amanhã", "Daqui a 3 dias", "Próxima semana") e o filtro "A contactar hoje" é o ecrã único com as chamadas do dia. Os botões WhatsApp, Ligar e Email, em Responder, são um toque, e a resposta passa o contacto novo para Contactado; os alertas chegam ao telemóvel ou ao computador em segundos, e as visitas marcadas dentro do tour chegam já em "Visita marcada". Tudo isto vem com o Pro, ao preço de fundador de US$24 por mês, ou US$19 por mês com pagamento anual, até 31 de dezembro de 2026 (depois US$29 e US$24), e fica enquanto mantiver a subscrição. O Business partilha tours, contactos e notas na agência, com 3 pessoas incluídas, a US$49 ou US$39 por mês no preço de fundador (depois US$59 e US$49). O plano Grátis é a forma de experimentar: 3 tours online ao mesmo tempo, com todos os contactos completos.

Consultor numa rede: o CRM da rede e os seus contactos

Quem trabalha numa rede recebe normalmente a ferramenta dela. Use-a: é lá que estão os imóveis e os pedidos da agência, e é lá que a equipa o encontra.

Há duas coisas a resolver antes de entrar numa rede, ou de sair:

1. Pergunte por escrito o que acontece aos contactos quando sair. Aos que trouxe consigo e aos que recebeu através da agência. A resposta depende do contrato e de quem é responsável pelos dados, por isso não a adivinhe: peça-a antes de assinar.
2. Mantenha a disciplina em qualquer ferramenta. Fase e data em cada contacto, todos os dias. Mudar de CRM não resolve um seguimento que não se faz.

Se a ferramenta da rede não mostrar a origem dos contactos, anote-a no campo de notas logo na primeira chamada. Daqui a um ano, essa coluna diz-lhe onde investir.

Como escolher pela origem dos clientes

Faça a lista de onde vieram os seus últimos 20 clientes e leia a linha que corresponde à maioria.

As recomendações merecem mais atenção do que costumam ter: os antigos clientes são também de onde vêm as próximas angariações, como mostra o guia como angariar imóveis. Um CRM que lembra o aniversário da escritura paga-se só com isso.

Nas placas, a origem só aparece se cada placa tiver o seu código; o guia de QR code imobiliário mostra como. Nos portais, pergunte a cada fornecedor como chega um pedido de cada portal e quanto tempo demora, em vez de confiar na página de funcionalidades.

Teste qualquer CRM em 30 minutos antes de pagar

Faça isto no primeiro dia da experiência, com dados reais:

1. Importe 20 contactos reais de uma folha de Excel. Confirme que os nomes, os telefones e as notas passaram.
2. Responda a um pelo WhatsApp a partir do telemóvel. É um toque?
3. Dê uma data a cinco contactos. Encontra "hoje" num só ecrã?
4. Envie a si próprio um pedido de teste através do seu anúncio no portal que mais usa. Conte o tempo até aparecer.
5. Exporte tudo para Excel e abra o ficheiro.
6. Apague uma pessoa e confirme que desapareceu.
7. Peça o preço completo depois da experiência, por escrito: por utilizador, site, exportação, importação de pedidos.

Os passos 5 e 6 são os que quase todos saltam, e os que contam no dia em que mudar de ferramenta.

RGPD: quanto tempo guardar os contactos dos compradores

Não é aconselhamento jurídico, mas há duas frases do RGPD que qualquer agência deve conhecer. A primeira diz que os dados são "conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário" (artigo 5.º, n.º 1, alínea e)). A segunda explica porque responder a um pedido é normal: o tratamento é lícito quando "for necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte" ou para diligências pré-contratuais a pedido dele (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), no mesmo texto).

Na prática: defina um prazo para guardar os contactos de quem pediu informações, escreva-o, e apague ou reveja os antigos quando chegar ao fim. No CRM, procure essa opção antes de assinar.

Enviar outros imóveis a quem só pediu um é outra questão, e precisa de consentimento; o parágrafo sobre isso, com a Lei 41/2004, está em leads para imobiliária.

Na Vistura, o prazo é uma definição. No menu Mais dos Leads, "Durante quanto tempo os contactos são guardados" permite escolher "Até eu os apagar", 6, 12 ou 24 meses, e os contactos mais antigos são apagados automaticamente, em qualquer plano. Também em qualquer plano, o botão de descarga por cima da lista, com a etiqueta "Exportar 24 contactos (CSV)" (com o seu número), gera um ficheiro para Excel ou Google Sheets com data, tour, formulário, estado, nome, email, telefone, mensagem, consentimento de marketing, notas, data para voltar a contactar, data do contacto e visita (e o consultor, numa equipa), e a maioria dos CRM aceita importar um CSV assim, por isso pode levar os contactos dos seus tours para o software que a agência já usa. O formulário diz ao comprador que os dados vão para o consultor e que "a Vistura guarda-os em nome do agente", e pode juntar a sua própria política de privacidade.

Por onde começar esta semana

1. Faça a lista de onde vieram os seus últimos 20 clientes: recomendações, portais, placas, tours, open house.
2. Escolha o tipo de ferramenta nas duas tabelas acima: a dos tipos para o orçamento e a equipa, a da origem para o que tem de funcionar bem.
3. Peça preço por escrito a dois fornecedores e faça o teste de 30 minutos num deles antes de pagar.

Perguntas frequentes

Posso usar uma folha de Excel em vez de um CRM imobiliário?

Pode, enquanto trabalha sozinho e tem poucos contactos em aberto. No dia em que falhar um seguimento ou entrar uma segunda pessoa na equipa, convém mudar. Crie uma coluna para cada campo da tabela deste artigo e a importação demora minutos.

Há algum CRM imobiliário grátis?

O CRM grátis da HubSpot aceita até dois utilizadores e 1.000 contactos, segundo a página da HubSpot a 8 de novembro de 2026, mas é um CRM geral, sem imóveis nem portais. Num software imobiliário como o da eGO, o preço é sob consulta: peça uma proposta por escrito.

Quanto tempo posso guardar os contactos de quem pediu informações?

O RGPD não fixa um número de meses. Os dados ficam apenas durante o período necessário para a finalidade, por isso defina um prazo, escreva-o e apague ou reveja os contactos antigos quando ele acabar. Não é aconselhamento jurídico.

Se mudar de rede, levo os meus contactos?

Depende do contrato com a mediadora e de quem é responsável pelos dados. Pergunte por escrito antes de entrar numa rede e outra vez antes de sair.