Feuille de présence pour visite groupée, avec QR code

• D'abord saluer, ensuite la feuille : dites bonjour, remettez la fiche du bien, puis demandez de s'inscrire. Qui se sent bien accueilli écrit son vrai numéro.
• Un porte-bloc à l'entrée, avec un stylo qui écrit : attachez-le. Une deuxième feuille prête en dessous.
• Cachez les noms déjà inscrits : une feuille blanche pincée sur les lignes remplies, ou une nouvelle feuille tous les quelques visiteurs. Le visiteur suivant ne doit pas lire le numéro du précédent.
• Montrez le QR code : "Scannez-le et vous pourrez refaire la visite ce soir." Il sert aussi à ceux qui partent sans s'inscrire.
• Dans un moment calme, posez les deux questions à voix haute : sont-ils déjà accompagnés par un agent, et comment ont-ils connu le bien. Cochez pour eux s'ils préfèrent.
• Emportez la feuille en partant. Elle contient des données personnelles et ne reste pas sur le plan de travail de la cuisine.

Le RGPD s'applique aux noms et numéros d'une feuille de présence. Celui qui les recueille a besoin d'une base légale pour les garder et les utiliser, et doit dire qui il est et à quoi servent les données. Lors d'une visite groupée, une case de consentement avec une phrase courte sous le tableau est le moyen le plus clair : le visiteur la coche, et vous savez qui a accepté d'être recontacté au sujet de ce bien.

La phrase de cette feuille désigne l'agent ou l'agence comme responsable des données, indique qu'elles servent seulement à recontacter le visiteur au sujet de ce bien et qu'elles sont effacées à sa demande. Vous pouvez changer les mots. Pour envoyer d'autres biens ou une lettre d'information plus tard, demandez-le à part : c'est un autre usage.

Prenez soin du papier : saisissez les coordonnées dans votre CRM le jour même, rangez la feuille sous clé ou détruisez-la, et effacez les données d'un visiteur quand il le demande.

Ceci est un résumé simple, pas un conseil juridique. Votre fédération professionnelle ou un avocat peut vous dire ce qui s'applique à votre cas.

• Le jour même : un SMS ou un email court à tous ceux qui ont laissé un numéro ou une adresse, avec le lien de la visite virtuelle et une question, par exemple "Souhaitez-vous revoir le logement cette semaine ?"
• Triez par la colonne agent : les personnes déjà accompagnées se contactent par leur agent, ou pas du tout ; les autres sont vos contacts.
• Le lendemain : appelez ceux qui ont posé des questions à la porte. Notez ce qui leur a plu et ce qui ne convenait pas.
• Envoyez le lien de la visite à ceux qui sont restés peu de temps : la visite 360 leur permet de refaire le tour et de montrer le logement à qui décide avec eux.
• Ensuite, gardez un rythme fixe pendant deux semaines. Le plan complet, avec des messages types et un calendrier jour par jour, est dans notre guide pour relancer les leads immobilier.

L'inscription sur tablette évite la saisie après coup, mais il faut une batterie chargée, du réseau et un visiteur prêt à taper sur l'écran d'un autre. La feuille papier marche dans tous les logements, prend dix secondes et deux personnes peuvent s'inscrire en même temps.

Cette feuille garde le meilleur des deux : le papier à la porte, et un QR code qui envoie les visiteurs vers la visite sur leur propre téléphone, où ils revoient le logement plus tard et reviennent vers vous avec leurs questions.